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maxflow procurement

Effiziente Bearbeitung von Bestellanforderungen im SAP-Umfeld

Für die Einkaufsabteilungen in vielen Unternehmen ist der Prozess der Verarbeitung von Bestellanforderungen und Investitionsanträgen auch heute noch ein zeitraubender Vorgang mit Papier- bzw. Email-basierten Bedarfsmeldungen, mühsamer doppelter Erfassung der Bedarfe, aufwändigen Rückfragen an den Anforderer, teilweise fehlender Überprüfung der Freigaberichtlinien usw. Die Bearbeitung eines Beschaffungsantrags ist mit hohen Kosten verbunden, dauert lange und der Prozess ist teilweise uneinheitlich geregelt. Eine Nachverfolgung des Beschaffungsantrags ist umständlich.
Das Standardprodukt maxflow® procurement behebt diese Probleme. Es bietet die Möglichkeit, Bestellanforderungen schnell und effizient zu erfassen, zu prüfen, freizugeben und weiterzuverarbeiten. Es ist jederzeit möglich, den Stand von Beschaffungsanträgen zu ermitteln. Der Freigabeprozess und die anschließende Verarbeitung der Bestellung im Einkauf werden optimal unterstützt.

Ihr Nutzen

Einfache Erfassung / Web-Anbindung / benutzerfreundliche Dialoge

maxflow Procurement Web Oberfläche Die Bedarfsdaten werden über benutzerfreundliche Webseiten bequem erfasst. Dabei können Katalogsysteme oder OCI-fähige Web-Shops eingebunden werden. Die dort erstellten Daten aus dem Warenkorb werden automatisch in SAP-Bestellanforderungen übernommen. Jedoch auch ohne die Integration von Katalogsystemen können klassische Material- und Freitext-Positionen erfasst werden. Der Benutzer wird bei der Erfassung durch Werthilfen für SAP Stammdaten unterstützt. Eine vorerfasste unvollständige BANF kann angelegt und später ergänzt werden. Die Daten dieser vorerfassten BANF können automatisch in eine SAP-BANF übernommen werden.
Bereits erfasste BANFen stehen für künftige Erfassungen als Vorlage zur Verfügung. Dadurch entfallen für den Antragsteller zeitaufwändige Nachfragen nach Kontierungen usw.
Durch die einfache Erfassung über eine Webseite werden auch Mitarbeiter in den Prozess eingebunden, die keinen Zugang zum SAP-System haben und die vorher ihre Bedarfsmeldungen nur in Papierform erfassen konnten. Durch die einheitliche und anwenderfreundliche Oberfläche ist eine schnelle Akzeptanz gewährleistet. Neben der Erfassung ist auch die Freigabe der Bestellanforderung über Webseiten möglich. Bedarfsmeldungen können jedoch auch direkt in SAP über eigene einfache Dialoge oder als SAP-Standard-BANF (ME51N) erfasst werden. Bestellanforderungen, die durch Dispoläufe erzeugt wurden, können ebenfalls im Freigabeprozess verarbeitet werden.

Transparenz / Überblick

maxflow® procurement bietet sowohl dem Einkäufer, als auch dem Ersteller der Bedarfsmeldung und allen anderen am Prozess Beteiligten die Möglichkeit, den Bearbeitungs- und Freigabestatus der BANF lückenlos nachzuverfolgen. Eine eigene Analyse liefert eine gute Übersicht über alle BANFen (abgeschlossen oder noch im Umlauf).
Durch eigene Berechtigungsobjekte wird sichergestellt, dass die Daten nur von dazu berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden können. Zu jedem Vorgang werden alle relevanten Informationen in einem eigenen revisionssicheren Workflow-Protokoll im PDF-Format gespeichert und archiviert. So sind auch später noch alle Schritte eines Bestellvorgangs im Detail nachvollziehbar.
Die Integration in SAP ermöglicht den direkten Absprung in die zugehörigen SAP Dokumente.

Optimale Unterstützung des Einkaufs

Der Einkäufer erhält die Bestellanforderung in elektronischer Form in seinem Workflow-Eingangskorb oder seinem Cockpit. Er muss die Bedarfsdaten nicht mehr mühsam aus der Email oder der Papierbedarfsmeldung in den SAP-Beleg übertragen, sondern die Daten nur noch prüfen und ergänzen. Er hat sofort alle während der Erfassung oder der Freigabe erstellten Anlagen und Notizen im Überblick. Rückfragen sind auf einfachste Weise möglich. Im Protokoll kann der Einkäufer nachverfolgen, wer wann den Beleg erstellt, bearbeitet, freigegeben hat. Er muss sich ebenso nicht mehr um die Einhaltung der Freigaberichtlinien kümmern, da dies von maxflow® procurement automatisch sichergestellt wird.
Der Einkäufer kann sich bei Bedarf frühere Bedarfsmeldungen des gleichen Benutzers ansehen und er hat Zugriff auf eine detaillierte Analyse, die eine Übersicht über alle Beschaffungsprozesse mit Absprung in die Einzelbelege ermöglicht.
Nach Freigabe und Prüfung der Bestellanforderung durch den Einkauf kann das System so konfiguriert werden, dass die Bestellung automatisch erzeugt und versandt wird.

Automatisierte Bearbeiterermittlung

Die Bestellanforderung wird nach der Erfassung automatisch an die verantwortlichen Stellen (Vorgesetzte, Einkauf, Buchhaltung usw.) weitergeleitet. Die einzelnen Prüf-, Freigabe- und Bearbeitungsschritte können frei konfiguriert werden. Die jeweiligen Bearbeiter werden in maxflow® procurement mit einfach zu bedienenden Customizing-Werkzeugen festgelegt. Je nach Aufgabengebiet werden Bearbeiter in Einkauf oder Buchhaltung sowie auch die Freigabeverantwortlichen automatisiert auf Basis der im einzelnen Bedarfsbeleg enthaltenen Informationen ermittelt.
Bei Bedarf kann bis auf Objektebene (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element) herunter und unter Berücksichtigung hausinterner Betragsgrenzen differenziert eingestellt werden, welche Bearbeiter für welchen Prüfungs- und Freigabeschritt ermittelt werden sollen. Die Freigabe ist selbstveständlich auch auf Positionsebene möglich. Vertreterregelungen für den Urlaub oder bei Krankheit können hinterlegt werden. Es können Eskalationsmechanismen eingestellt werden.
Die Pflege der Einstellungen ist über einen eigenen Einführungsleitfaden realisiert und erleichtert einen selbstständigen Rollout-Prozess im Unternehmen.

Vertreterregelung

Damit die Bearbeitung/Freigabe der Bedarfsmeldung nicht an der Abwesenheit oder Krankheit einzelner Mitarbeiter scheitert, stellt maxflow® procurement ein ausgereiftes Vertreterkonzept zur Verfügung. Für jeden Mitarbeiter können Vertreter gepflegt werden, die die Aufgaben des Vertretenen übernehmen. Auch für die Vertreter können die Aufgaben gezielt eingeschränkt werden, so dass der Vertreter nur diejenigen Aufgaben übernehmen kann, für die er die Berechtigung besitzt.

Flexible Freigabesteuerung – Anpassung an individuelle Kundenanforderungen

n-stufige Freigabe

In den meisten Unternehmen sieht die interne Zeichnungsrichtlinie für die Freigabe von Bestellanforderungen mindestens ein Vier-Augenprinzip vor. Mit maxflow® procurement können beliebige Freigabeprozesse abgebildet, erweitert und variiert werden. Durch die flexible Definition von Prüfschritten und Freigabestufen ist die Anzahl der am Prozess beteiligten Personen präzise steuerbar. Die Anzahl der Freigabestufen und die Freigabeberechtigten können abhängig von Werk, Bestelltypen, Warengruppen, Einkaufsorganisation usw. beliebig eingestellt werden. Damit sind individuelle abteilungsspezifische Bestellprozesse realisierbar.

Freigabe auf Kopf- oder Positionsebene

Bestellanforderungen werden im Rahmen der Bearbeitung im Unternehmen oft auf verschiedene Kostenstellen, Aufträge oder andere Kostenträger verteilt. Oft dürfen die Bedarfsmeldungen dann nur von den Verantwortlichen des entsprechenden Bereichs freigegeben werden. Eine Bestellanforderung, die z.B. zwei oder noch mehr Unternehmensbereiche betrifft, muss in der Regel auch von mehreren Personen freigegeben werden. maxflow® procurement prüft, je nach Customizing auf Kopf- oder Positionsebene der Bestellanforderung, welcher Mitarbeiter auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist und verteilt entsprechende Aufgaben. Dabei werden dem Freigebenden nur die BANF-Positionen zur Freigabe vorgelegt, für die er auch als Freigabeberechtigter innerhalb der unternehmensspezifischen Zeichnungsrichtlinie definiert ist.

Flexible Ablaufsteuerung

Der mit maxflow® procurement realisierte Workflow setzt sich aus einzelnen Schritten wie der Erfassung, der Prüfung durch den Einkauf, der Freigabe etc. zusammen. Die einzelnen Schritte können an die bestehenden Organisationsstrukturen auf einfache Weise angepasst werden. So ist es möglich, die Reihenfolge der vorhandenen Schritte zu ändern oder völlig neue Schritte hinzuzufügen. Ebenso ist eine Anpassung der Funktionalität der Schritte durch den Einsatz von User-Exits möglich. Auf diese Weise gewährleistet maxflow® procurement ein Höchstmaß an Flexibilität und kundenindividuelle Wünsche können um-gesetzt werden.

Vollständige Integration in die bestehenden SAP Systeme

Schnelle Einführung

Die Einführung von maxflow® procurement geschieht durch einfache Erweiterung bestehender IT-Landschaften mittels SAP-Add-On. Alle relevanten Einstellungsmöglichkeiten sind in einem zentralen Einführungsleitfaden zu zusammengefasst. Ergebnis ist eine schnelle Einführung mit kurzer Projektlaufzeit und geringen Kosten.

Durchgängiger Prozess

Mit der Einführung von maxflow® procurement bei bereits bestehender Installation von maxflow® invoice management wird der gesamte Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbearbeitung sinnvoll ergänzt (purchase to pay). Von der Beschaffung bis zur Rechnungsbearbeitung verwenden die Mitarbeiter ähnliche Dialoge, wodurch der Einführungs- und Schulungsaufwand minimiert wird.

Standardprodukt mit SAP-Integration

maxflow® procurement ist mit allen Funktionalitäten und der gesamten Verarbeitungslogik in bestehende SAP Standards vollständig integriert. Die Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Systemumgebung wobei neben SAP Usern auch Non-SAP User über ein anwenderfreundliches Web-Frontend in den Prozess einbezogen werden. Durch diese SAP-Integration entfallen Schnittstellen. Prüfungen auf Konsistenz in Bezug auf SAP-Objekte (Warengruppen, Materialien, CO-Objekte wie Kostenstellen, PSP-Elemente etc.) werden direkt innerhalb der Anwendung durchgeführt. Bei maxflow® procurement handelt es sich um ein Standardprodukt, dass fortlaufend an die aktuellen SAP Releases und an Verbesserungen am Markt angepasst wird. Insellösungen und Individualentwicklungen, die bei jedem SAP-Releasewechsel angepasst werden müssen, sind dadurch nicht mehr nötig. Für den Kunden bedeutet dies Investitionssicherheit und Nachhaltigkeit.

Textsystem

Mit Hilfe eines eigenen Textsystems können die Dialogtexte zentral geändert und angepasst werden. Kundeninidivuelle Texte können so einfach via Customizing gepflegt werden. Auch die Übersetzung in beliebige Sprachen ist dadurch auf einfache Weise möglich.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Schnelles Erfassen durch benutzerfreundliche Dialoge
  • Integration von Katalogen und Online-Shops
  • Erfassung in SAP und im Webbrowser
  • Erfassung von klassischen Material- oder Freitextpositionen
  • Unterstützung durch Feldhilfen (auch im Web)
  • Flexible Definition von obligatorischen Feldern bei der Erfassung
  • Verknüpfen der Bedarfsmeldung mit beliebigen Anlagen
  • Einheitliche Bedieneroberflächen
  • Zentrales Bestallanforderungs-Cockpit für den Einkauf
  • Transparenz durch übersichtliche Analysewerkzeuge
  • Lückenlose Historie des Vorgangs
  • Nutzung eigener und der SAP Standard-Berechtigungen
  • Revisionssicherheit
  • Verkürzung der Bearbeitungszeit
  • Verkürzung der Liegezeiten
  • Zentraler Einführungsleitfaden zum Customizing
  • Einhaltung einheitlicher Freigaberichtlinien
  • Abteilungsspezifische Bestellprozesse einstellbar
  • Integration von Rahmenverträgen und Kontrakten
  • „Vorerfasste“ BANF
  • Zugriff auf bestehende Bestellanforderungen als Vorlage bei der Erfassung
  • Schnelle Einführung durch fertige Softwarelösung
  • Geringer Einführungs- und Schulungsaufwand
  • Releasefähigkeit mit garantierter Weiterentwicklung
  • Archivunabhängigkeit durch Nutzung der ArchiveLink-Schnittstelle
  • Textsystem / Mehrsprachigkeit

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