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maxflow purchase order

Effiziente Bearbeitung von Bestellungen im SAP-Umfeld

Mit maxflow® purchase order können Bestellungen schneller und effizienter verarbeitet werden und der Beschaffungsprozess dadurch enorm optimiert werden.
Alle Freigaben, die zur Auslösung einer Bestellung benötigt werden, werden entsprechend der Freigaberichtlinien von den zuständigen Bearbeitern eingeholt. Der Status und der Verlauf einer Bestellung können dabei jederzeit überprüft werden.

Sobald innerhalb des SAP Systems eine Bestellung erfasst wird, startet automatisch der Freigabeworkflow. Die verschiedenen Bearbeitungsschritte bis zur finalen Freigabe der Bestellung können dabei flexibel konfiguriert werden. Die zuständigen Bearbeiter der einzelnen Schritte können anhand verschiedenster Kriterien (z.B. Preis, Warengruppe usw.) automatisch bestimmt werden und sie erhalten die Aufgaben in einer zentralen Inbox zur Bearbeitung. Während des gesamten Prozesses sind jederzeit Rückfragen an andere Bearbeiter möglich (z.B. an den Anforderer oder den Einkäufer). Ebenso können zusätzliche Anlagen erfasst werden und Bearbeitungsnotizen für nachfolgende Bearbeiter hinterlegt werden.

Für einen reibungslosen Prozessablauf ohne unnötige Verzögerungen können Erinnerungsfunktionen und Stellvertreterregelungen aktiviert werden.
Mittels übersichtlicher, benutzerfreundlicher Monitoringwerkzeuge hat der Einkauf jederzeit einen Überblick über die im Umlauf befindlichen Bestellungen und kann auf alle zum Prozess gehörenden Informationen sofort zugreifen. Jeder beteiligte Bearbeiter kann jederzeit den Verbleib seiner bearbeiteten Bestellungen verfolgen.

Ihr Nutzen

Perfekte Übersicht

maxflow purchase order Monitor Der maxflow® purchase order monitor beinhaltet verschiedene Auswertungen, die jederzeit einen genauen Überblick über alle Bestellungen ermöglichen, egal ob noch in Arbeit oder bereits abgeschlossen. Über detaillierte Selektionsmöglichkeiten kann nach Bestellungen gesucht werden. Die Ergebnisliste liefert eine Vielzahl an Informationen zum Verlauf und zum aktuellen Status des Bearbeitungsprozesses und erlaubt dem Benutzer, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt, in den Prozess einzugreifen und Aufgaben direkt auszuführen.
Im Monitor ist der Zugriff auf sämtliche Dokumente und Informationen zur Bestellung möglich, so dass er zum zentralen Werkzeug für alle Benutzer wird.

Flexible Freigabesteuerung

In vielen Unternehmen sieht die interne Zeichnungsrichtlinie mindestens zwei Freigaben von unterschiedlichen Bearbeitern vor, bevor eine Bestellung ausgelöst wird (Vier-Augen-Prinzip). Mit maxflow® purchase order können bis zu acht Freigaben von beliebigen Bearbeitern eingeholt werden bevor die Bestellung abgeschlossen werden kann. Die Anzahl der Freigabestufen kann dabei abhängig von verschiedenen Kriterien wie z.B. Werk, Bestelltyp oder Warengruppe gesteuert werden, wodurch individuelle abteilungsspezifische Prozesse realisierbar sind.
Für jede Freigabestufe können weitere Einstellungen vorgenommen werden wie z.B. eine Notizpflicht bei Freigabe oder Ablehnung oder die Beschränkung der Anzeige auf Positionen mit Freigabeberechtigung.
Neben der Freigabe gibt es im Verarbeitungsprozess weitere Bearbeitungsschritte wie z.B. die Bearbeitung nach Ablehnung. Abfolge und Steuerung der einzelnen Bearbeitungsschritte können auf einfache Weise an bestehende Organisationsstrukturen angepasst werden. Zudem können durch den Einsatz von User Exits sowohl bestehende Bearbeitungsschritte modifiziert als auch völlig neue Bearbeitungsschritte implementiert werden. Damit erreicht maxflow® purchase order ein Höchstmaß an Flexibilität, durch die sich nahezu jeder Kundenwunsch realisieren lässt.

Automatisierte Bearbeiterermittlung

Einer der wichtigsten Bereiche im Bearbeitungs- und Freigabeprozess ist die Ermittlung der zuständigen Bearbeiter und die Verteilung der Aufgaben. In maxflow® purchase order können die Bearbeiter für jeden einzelnen Bearbeitungsschritt vollautomatisch anhand verschiedenster Kriterien ermittelt werden. Vom Buchungskreis über Lieferanten bis hin zu Kontierungen, Referenznummern oder freien Texten können nahezu alle Belegdaten für die Bearbeiterermittlung herangezogen werden, so dass jede Bestellung zielsicher an den oder die zuständigen Bearbeiter geleitet wird. Selbstverständlich können dabei auch Betragsgrenzen einzelner Positionen oder der gesamten Bestellung berücksichtigt werden.
Die Pflege der Kriterien zur Bearbeiterermittlung ist trotz der Komplexität einfach gehalten damit sowohl in der Einführungsphase als auch im Tagesgeschäft schnell und einfach auf organisatorische Änderungen reagiert werden kann.
Bei Bedarf ist es zudem jederzeit möglich auch bereits zugewiesene Aufgaben neu zu verteilen oder einzelne Bearbeiter in den Prozess aufzunehmen oder von der Bearbeitung auszuschließen.
Damit die Bearbeitung einer Bestellung nicht durch Abwesenheit oder Krankheit einzelner Mitarbeiter verzögert wird, stellt maxflow® purchase order ein ausgereiftes Vertreterkonzept zur Verfügung. Für jeden Mitarbeiter können Vertreter gepflegt werden, die dessen Aufgaben bei Abwesenheit übernehmen. Auch für die Vertreter können die Aufgaben gezielt eingeschränkt werden, so dass der Vertreter nur diejenigen Aufgaben übernehmen kann, für die er die Berechtigung besitzt.

Web-Anbindung

maxflow purchase order Web Mit Hilfe der maxflow® purchase order Webanbindung ist die Freigabe von Bestellungen und die Bearbeitung von Rückfragen auch ohne direkten Zugang zum SAP System möglich. Die auszuführenden Aufgaben werden in einer übersichtlichen Inbox dargestellt. Innerhalb der Aufgabe stehen dem Anwender alle Informationen zur Verfügung welche er für die Bearbeitung benötigt.
Zudem ist ein Monitoring integriert über das der Bearbeiter Belege aufrufen kann, die er bereits bearbeitet hat.

Vollständige Integration in die bestehenden SAP Systeme

Schnelle Einführung

Die Einführung von maxflow® purchase order geschieht durch einfache Erweiterung bestehender IT-Landschaften mittels SAP Add-On. Alle relevanten Einstellungsmöglichkeiten sind in einem zentralen Einführungsleitfaden zusammengefasst. Ergebnis ist eine schnelle Einführung mit kurzer Projektlaufzeit und geringen Kosten.

Durchgängiger Prozess

Mit der Einführung von maxflow® purchase order bei bereits bestehender Installation von maxflow® procurement und maxflow® invoice management wird der gesamte Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbearbeitung sinnvoll ergänzt (purchase to pay). Von der Beschaffung bis zur Rechnungsbearbeitung verwenden die Mitarbeiter ähnliche Dialoge, wodurch der Einführungs- und Schulungsaufwand minimiert wird.

Standardprodukt mit SAP-Integration

maxflow® purchase order ist mit allen Funktionalitäten und der gesamten Verarbeitungslogik in bestehende SAP Standards vollständig integriert. Die Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Systemumgebung über ein anwenderfreundliches Frontend. Durch diese SAP Integration entfallen Schnittstellen. Prüfungen auf Konsistenz in Bezug auf SAP Objekte (Warengruppen, Materialien, CO-Objekte wie Kostenstellen, PSP-Elemente etc.) werden direkt innerhalb der Anwendung durchgeführt.
Bei maxflow® purchase order handelt es sich um ein Standardprodukt, dass fortlaufend an die aktuellen SAP Releases und an Verbesserungen am Markt angepasst wird. Insellösungen und Individualentwicklungen, die bei jedem SAP Releasewechsel angepasst werden müssen, sind dadurch nicht mehr nötig. Für den Kunden bedeutet dies Investitionssicherheit und Nachhaltigkeit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Revisionssicherheit
  • Beschleunigung des Prozessablaufs
  • Vermeidung von liegen bleibenden Bestellungen
  • Lückenlose Historie aller Vorgänge
  • Transparenz durch übersichtliche Analysewerkzeuge
  • Zentraler Einführungsleitfaden zur Konfiguration
  • Einhaltung einheitlicher Freigaberichtlinien
  • Abteilungsspezifische Bestellprozesse einstellbar
  • Konfigurierbare Bearbeitungsdialoge
  • Unterstützung von Bearbeitergruppen
  • Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen
  • Manuelle Bearbeiterauswahl möglich
  • Freigabe in SAP und im Webbrowser
  • Unterstützung durch Feldhilfen
  • Anlagenverwaltung für beliebige Anlagen
  • Einheitliche Bedieneroberflächen
  • Nutzung eigener und der SAP Standard-Berechtigungen
  • Schnelle Einführung durch fertige Softwarelösung
  • Geringer Einführungs- und Schulungsaufwand
  • Releasefähigkeit mit garantierter Weiterentwicklung
  • Archivunabhängigkeit durch Nutzung der ArchiveLink-Schnittstelle
  • Textsystem / Mehrsprachigkeit
  • Produktübergreifende Funktionen bei Einsatz anderer Beck IT Produkte:
    • Gemeinsame Inbox
    • Zentrale Vertreterpflege
    • Benutzerstamm für Web Benutzer
    • Übergreifendes Monitoring

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