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Einführung FlexiCapture for Invoices bei Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH

Einführung FlexiCapture for Invoices bei Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH

Bei der MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft befindet sich seit 2003 die Lösung maxflow® invoice management zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Gutschriften mit voller SAP Integration im Einsatz. Im Rahmen der Updateaktivitäten für den Rechnungseingangsworkflow wurde auch die im Einsatz befindliche OCR Belegerkennungslösung zum Auslesen von Daten aus eingehenden Rechnungen und Gutschriften gemeinsam mit der Beratung der Beck IT GmbH hinterfragt.

Die nicht mehr zeitgemäße Lösung sollte aus verschiedenen Gründen durch ein anderes Produkt abgelöst werden. Unter anderem sollte mit einer Neueinführung dem stetig wachsenden Belegaufkommen bei gleichbleibender Personalstärke zur Verarbeitung begegnet werden.

Daneben sollte in Verbindung mit der Logik der Standard Schnittstelle zu SAP „maxflow® interface“ der Grad der automatisierten Erfassung von kompletten bzw. vollständigen Belegen inklusive Kontierungspositionen im Bereich SAP FI durch Erkennung/Auslesen von zusätzlichen Informationen aus Belegen ohne Bestellbezug deutlich erhöht werden.

In gemeinsamen Gesprächen wurde definiert, dass die Beck IT GmbH bei der Produktauswahl und auch bei der folgenden Projektumsetzung als Generalunternehmer agieren soll.

Die Wahl fiel auf das Produkt „FlexiCapture for Invoices“ des Anbieters ABBYY Europe GmbH – auch aufgrund der von Beck IT geschlossenen strategischen Partnerschaft mit ABBYY und der bereits erfolgten Zertifizierung, die Beck IT in die Lage versetzt, Erkennungsprojekte mit FlexiCapture for Invoices selbstständig einzuführen und auch den entsprechenden Support zu gewährleisten.

Nach Durchführung eines Detail-Workshops im Juni 2016 zur Aufnahme der Anforderungen und zur Projektkoordination wurde ein Konzept zur Einführung erstellt und mit der MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft sowie dem beteiligten IT Dienstleister Gutenberg Rechenzentrum GmbH & Co. KG abgestimmt.

Die Installation und Konfiguration für 4 SAP Mandanten und insgesamt mehr als 190 Buchungskreise wurde im August 2016 abgeschlossen. Anschließend begann im September die Schulungs- und Testphase, die für dieses umfangreiche Projekt von vorn herein etwas großzügiger geplant war. Dadurch sollten alle am Projekt beteiligten Personen in ihrem Verantwortungsbereich genügend Zeit für die von Ihnen zu erbringenden Aktivitäten im Rahmen der Einführung bekommen.

Am 01. Dezember erfolgte die Produktivsetzung der Lösung in drei SAP Mandanten und mehr als 180 Buchungskreisen für die als Papierrechnung eingehenden Belege an fünf Scan-Standorten und für die per E-Mail eingehenden Belege. Die Produktivsetzung für den vierten Mandanten fand in Abstimmung mit dem Kunden zum 01.04.2017 statt.

Seitdem werden täglich zwischen 500 und 1.000 Belege, überwiegend ohne Validierungsschritt innerhalb der Erkennungslösung, direkt in SAP erfasst und an maxflow® invoice management übergeben.

Aussagen MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft

„Die mit dem Projekt angestrebten Ziele wurden innerhalb des geplanten Zeitrahmens und des geplanten Budgets erreicht. Alle beteiligten Partner in diesem doch recht komplexen Projekt haben unter der professionellen Projektleitung der Beck IT gemeinsam ein hervorragendes Ergebnis erzielt. Wir sind davon überzeugt, die richtige Wahl getroffen zu haben und sind mit der neuen Lösung erheblich besser und effizienter aufgestellt als zuvor.“
Hans-Joachim Müller, Projektleitung MDG

„Die Verarbeitung der Belege geschieht erheblich einfacher und schneller als mit der vorherigen Lösung. Das System ist sehr anwenderfreundlich und flexibel anpassbar. Die hohe Erkennungsrate ist bemerkenswert und durch die Erkennung von Zusatzinformationen auf den Belegen können wir immer mehr FI-Belege automatisch ohne Bearbeitungsschritt mit kompletten Kontierungspositionen in SAP erfassen. Besonders schön ist, dass wir diese Funktionalität selbstständig immer weiter ausbauen können.“
Karin Hedrich, Gruppenleitung Kreditorenbuchhaltung MDG

Aussagen Gutenberg Rechenzentrum

„Die Lösung passt sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur ein und ist durch ihre Flexibilität auch in Sachen Administration sehr gut steuerbar. Die Zusammenarbeit im Projekt mit unserem langjährigen Partner Beck IT sowie ABBYY und allen weiteren Beteiligten war hervorragend.“
Sabine Henze-Barsch, Leitung Beratung SAP, Gutenberg Rechenzentrum

Über MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH

MDG

Die MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH ist ein leistungsstarker und prozessorientierter Dienstleister. Zu den Aufgabenschwerpunkten zählen die Haupt-, Neben- und Anlagenbuchhaltung, Serviceleistungen rund um die Betreuung konzerneigener Immobilienbestände sowie betriebswirtschaftliche Beratung. Im Jahr 1996 wurde die MDG Medien Dienstleistungsgesellschaft mbH als Shared Service Center der MADSACK Mediengruppe gegründet. Neben dem Hauptsitz in Hannover unterhält die MDG Niederlassungen in Potsdam sowie Leipzig.

Mittlerweile betreut das Unternehmen rund 170 Gesellschaften aus dem Verlags- und Mediengeschäft. Die MDG bietet ihre Dienstleistungen im Umfeld der MADSACK Mediengruppe sowie externen Kunden an. Die Leistungsmodule können individuell konfiguriert werden. Hierzu zählen:

  • Rechnungswesen: Hauptbuchhaltung inklusive aller Nebenbuchhaltungen einschließlich des Mahnwesens sowie Erstellung vollständiger Jahresabschlüsse
  • Allgemeine Dienstleistungen: Stammdatenpflege, Konkurrenzbeobachtungen sowie elektronische Dokumentenbe- und –verarbeitung
  • Immobilienmanagement: Immobilienverwaltung und –betreuung sowie Projektkoordination

Die MDG überzeugt ihre Kunden durch hohe Qualität der Dienstleistungen sowie die effizienten Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens.

ABBYY Gruppe

ABBYY

ABBYY ist ein führender Anbieter von Technologien für OCR (Optical Character Recognition, Optische Zeichenerkennung), Dokumentenerfassung, Formularverarbeitung und Linguistik sowie Übersetzungsdienstleistungen. Über 30 Millionen Menschen in 150 Ländern weltweit nutzen ABBYY Produkte, Lösungen und Dienstleistungen.

ABBYY wurde 1989 in Moskau gegründet und beschäftigt weltweit ca. 1.200 Mitarbeiter. Vertreten mit Niederlassungen in Deutschland, USA, Kanada, Ukraine, Groß Britannien, Zypern, Australien, Japan und Taiwan.

Die ABBYY Europe GmbH verantwortet innerhalb der ABBYY Gruppe von München aus den westeuropäischen Raum.

ABBYY Kompetenzen
ABBYY entwickelt und vertreibt eine große Bandbreite an hoch entwickelten Produkten und Dienstleistungen basierend auf Technologien für Dokumentenerkennung und Linguistik. Die Lösungen werden für verschiedene Umgebungen wie Desktop, Server, mobile Plattformen und Online-Dienste zur Verfügung gestellt. Basierend auf marktführenden Technologien zur Dokumentenerkennung sowie Klassifizierung bietet ABBYY ein Lösungsportfolio zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Unternehmen aus unterschiedlichsten Bereichen und Branchen. Mit den Lösungen von ABBYY automatisieren Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ihre Input Management Lösungen für die Verarbeitung aller eingehenden Dokumente, unabhängig vom Eingangskanal.




Bildquellen:
  • Verlagsgesellschaft Madsack GmbH & Co. KG
  • ABBYY Europe GmbH

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