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Einführung unseres extrem flexiblen Genehmigungsworkflows für Bestellungen bei Medartis

Mit der Einführung von maxflow procurement 2.0 hat bei Medartis AG eine neue Ära der Erfassung von Bestellanforderungen begonnen.

Über Medartis

Die Medartis AG ist ein innovatives Unternehmen mit Hauptsitz und Entwicklung in Basel (Schweiz). Als globaler Innovationsführer treibt Medartis Technologien und Lösungen für die Osteosynthese in den Bereichen Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie (MKG) sowie den oberen und den unteren Extremitäten voran. Dabei arbeiten sie, für eine optimierte Behandlung und eine verbesserte Lebensqualität der Patienten, eng mit internationalen Chirurgen und Wissenschaftlern von führenden Kliniken und Universitäten zusammen.

Bestellanforderungsprozess ohne maxflow® procurement

Vor der Einführung von maxflow® procurement wurden alle Bestellanforderungen in Papierform abgearbeitet. Hierzu wurde ein vordefiniertes Bestellformular ausgefüllt, ausgedruckt und anschließend unterschrieben an den Einkauf geschickt. Durch die papierbasierte Verarbeitung war es notwendig die Anforderungen doppelt zu erfassen, um die Bedarfsplanung des ERP-Systems nutzen zu können. Zudem mussten die einzelnen Bestellanforderungen manuell freigegeben werden und eine Nachverfolgung des Beschaffungsantrags war in der Regel ein sehr umständlicher und zeitraubender Prozess.

Nach der Einführung von maxflow® procurement

Mit der Einführung von maxflow® procurement wurde die Bearbeitung von Bestellanforderungen nicht nur digitalisiert, sondern auch automatisiert. Es entstanden transparente und schlanke Abläufe durch die Workflowunterstützung. Anstatt die Bestellanforderungen wie bisher auf Papier zu erfassen, ermöglicht es maxflow® procurement Bestellanforderungen direkt über den Webbrowser zu erfassen. Unnötige Laufwege der papierbasierten Verarbeitung und die doppelte Erfassung gehören so der Vergangenheit an.

Durch die optimierte Workflowintegration werden die erfassten Bestellanforderungen automatisch, anhand von Belegdaten, an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. Dadurch müssen die Bestellanforderungen nicht mehr manuell weitergegeben werden und die Laufzeit des Freigabeprozesses wird im Vergleich zum bisherigen Ablauf drastisch reduziert.

Der Bearbeitungsprozess wurde so optimiert, dass fehlende Informationen durch die zuständigen Sachbearbeiter im Laufe der Workflowverarbeitung ergänzt werden können, ohne dass diese bereits am Anfang der Verarbeitung zwingend benötigt werden. Zudem erlaubt die Nutzung unseres Workflows unkomplizierte Rückfragen, wodurch sich interne Anfragen schnell und direkt klären lassen. Begleitdokumente zur Bestellanforderung lassen sich ebenfalls leicht mit dem neuen Freigabeprozess verknüpfen und stehen zentral für alle berechtigten Bearbeiter zur Verfügung.

Anbindung von Katalogsystemen

Ein weiterer Punkt ist die Anbindung von OCI-Onlinekatalogen. Dadurch wird eine vereinfachte und praktische Erfassung von Bestellanforderungen ermöglicht, indem die Onlineshops von Lieferanten direkt in den Erfassungsprozess integriert werden. Durch die automatische Übernahme von ausgehandelten Konditionen entfallen zusätzliche Anfragen beim Lieferanten.

Durch den Einsatz von OCI-Katalogen ließ sich der Bearbeitungsprozess gegenüber der ursprünglicheren papierbasierten Verarbeitung zusätzlich optimieren.

Transparenz von Anfang an

Mit Hilfe des maxflow® procurement Monitor lassen sich zudem alle Bestellanforderungen lückenlos nachverfolgen. Spezielle Sichten ermöglichen es schnell und unkompliziert alle Bestellanforderungen (abgeschlossen oder noch im Umlauf) eines Anwenders zu suchen. Die Ergebnisliste umfasst zudem alle wichtigen Informationen, um den Status von Bestellanforderungen auf einen Blick erkennen zu können.

Über eine administrative Ansicht lässt sich zudem jederzeit prüfen wo sich die Bestallanforderungen gerade befinden und ob hier ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dadurch ist der Bearbeitungszustand sofort erkennbar. Während solche Nachverfolgungen (z.B. welcher Bearbeiter prüft den Beleg aktuell? Ist die Bestellung schon an den Lieferanten geschickt worden?) bei der papierbasierten Verarbeitung schwer nachvollziehbar waren, ermöglicht der maxflow® procurement Monitor eine sofortige, unkompliziert und genaue Statusübersicht. Die Verwendung des maxflow® procurement Monitors hat zu einer Reduzierung der internen Statusnachfragen geführt, da die Anforderer jederzeit den Status Ihrer Bestellanforderungen einsehen können.

Vertreterpflege

Mit Hilfe der maxflow® Vertreterpflege können unnötige Wartezeiten und komplizierte Übergaben bei Urlaub oder Krankheit vermieden werden. Um den Freigabeprozess ohne Unterbrechungen fortsetzen zu können, können die vorhandenen Aufgaben mit nur einem Klick an die eingetragenen Vertreter übergeben werden. Bei Bedarf können die Vertretungen zudem von einem Administrator angepasst und aktiviert werden. Durch diese Funktion können liegenbleibende Bestellanforderungen vermieden werden. Auch der unerwartete Ausfall eines Sachbearbeiters lässt sich so ohne Probleme schnell und unkompliziert lösen.

Wo bisher papierbasierte Dokumente liegen geblieben sind, führt der Einsatz des maxflow® procurement Workflows zu einem optimierten Ablauf. Dadurch wird nun sichergestellt, dass der Verarbeitungsprozess aufgrund von unerwarteten Personalausfällen nicht mehr ausgebremst werden kann.

Vorteile des Purchase to Pay Prozess

Wie bereits erwähnt wurde bei Medartis mit der Einführung von maxflow® procurement die Prozesskette zu einem digitalisierten und automatisierten Purchase to Pay Prozess vervollständigt. Das bedeutet, dass alle Geschäftsprozesse, angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung, benutzerfreundlich und medienbruchfrei verarbeiten werden können. Wie genau ein solcher Purchase to Pay Prozess aussieht und welche Vorteile er hat, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

Fazit

Das gesamte Einführungsprojekt für die Medartis AG verlief reibungslos und ohne größere Verzögerungen. Das heißt wiederum, dass sowohl Zeit- als auch Kostenvorgaben für das Gesamtprojekt eingehalten wurden. Durch die Einführung unseres extrem flexiblen und transparenten Bestellanforderungsworkflows konnten die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Bestellanforderungen deutlich reduziert und optimiert werden. Die intuitive Oberflächengestaltung ermöglichte es den Anwendern zudem leicht auf das neue System zur Erfassung von Bestellanforderungen umzusteigen.

Durch die Weiterentwicklung von maxflow® procurement ist zudem sichergestellt, dass sich die Prozesse auch in Zukunft an alle kommenden Anforderungen anpassen lassen und die Abläufe dadurch auch zukünftig optimal abgedeckt werden.


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