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Einführung des smarten Bestellanforderungsworkflows bei ROHRDORFER

Einführung des smarten Bestellanforderungsworkflows bei ROHRDORFER

Mit unserem Prüf- und Freigabeworkflow für Bestellanforderungen haben wir bei ROHRDORFER mehr Transparenz und Effizienz in den Einkaufsprozess gebracht, um dadurch wertvolle Ressourcen einzusparen. Wie der Verarbeitungsprozess vor der Einführung aussah und welche Vorteile der neue Workflow mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Über ROHRDORFER

ROHRDORFER ist bereits seit vielen Jahren Kunde der Beck IT GmbH. Der namhafte und internationale Baustoffproduzent wurde 1930 in Rohrdorf bei Rosenheim gegründet. Neben der Gewinnung von Sand und Kies stellt ROHRDORFER an mehr als 140 Standorten in Deutschland, Österreich, Ungarn und Italien verschiedene Baustoffe wie Zement, Transportbeton, Betonwaren und Betonfertigteile her. Der renommierte Baustoffproduzent beschäftigt aktuell ca. 2000 Mitarbeiter.

Die Schonung der Umwelt und der Ressourcen ist eine der wichtigsten Philosophien des Unternehmens. Dies beweist ROHRDORFER durch eine hohe ökologische und soziale Verantwortung, Nachhaltigkeit, schonende Rohstoffgewinnung und den Beitrag zur Reduzierung der CO2-Emissionen.

Bestellanforderungsprozess ohne maxflow® procurement

Vor der Einführung von maxflow® procurement wurden Bestellanforderungen (BANF) bei ROHRDORFER mühsam händisch über Formulare erstellt. In manchen Fällen wurden sie basierend auf E-Mails von Lieferanten oder Angeboten generiert. Der Einkauf musste die Bestellanforderung ausdrucken und diese von verschiedenen Instanzen genehmigen bzw. unterschreiben lassen. Dadurch war z. B. nicht nachvollziehbar, wo sich die Bestellanforderung im Bestell- bzw. Genehmigungsprozess gerade befindet. Zudem gingen teilweise Informationen verloren und es kam zu Schwierigkeiten bei der Kommunikation. Der komplizierte Prozess hat viel Zeit und Nerven bei den Mitarbeitern gekostet. Außerdem fehlte der Überblick über die Bestellanforderung und eine verlässliche Planung der Mittelbindung.

Bestellanforderungsprozess mit maxflow® procurement

Nach der erfolgreichen Einführung von maxflow® procurement konnte der Prozess deutlich verbessert werden, sodass eine effiziente und automatisierte Bearbeitung der Vorgänge ermöglicht wurde. Eine der wichtigsten Verbesserungen ist die Nachvollziehbarkeit des Bestellanforderungsprozesses. Mithilfe von maxflow® procurement haben die Prozessbeteiligten die Möglichkeit, den Vorgang von der BANF-Erstellung über die Genehmigung durch verschiedene Instanzen bis hin zur Bestellgenerierung transparent nachzuvollziehen. Des Weiteren können die Beteiligten den aktuellen Status der BANF jederzeit einsehen und die BANF somit überwachen. Daten und Vorgänge innerhalb des Workflows werden dabei dauerhaft und revisionssicher in einem Langzeitarchiv gespeichert.

Eine weitere Vereinfachung des Prozesses wird mithilfe von OCI-Katalogen ermöglicht. Viele Mitarbeiter von ROHRDORFER benutzen diese Funktion und erfassen ihre Bedarfe über Webshops, die an maxflow® procurement einfach eingebunden werden konnten. Dabei stehen den Benutzern mehrere Lieferanten und zahlreiche Artikel zur Verfügung, die mit einem Mausklick an maxflow® procurement übertragen werden können.

Durch eine enge Zusammenarbeit konnten spezielle Wünsche und Vorstellungen von ROHRDORFER erfolgreich realisiert werden. Ein weiteres Highlight der Zusammenarbeit ist die Entwicklung einer Zusatzfunktion, welche eine vereinfachte Erfassung von Wareneingängen über SAP und maxflow® portal ermöglicht.

Fazit

Mithilfe von maxflow® procurement konnte der aufwendige und papierbasierte Bestellanforderungsprozess bei ROHRDORFER aufgelöst und durch einen digitalen und effizienten Prozess ersetzt werden. Der digitale Prozess wird mithilfe von maxflow® portal auch im Web abgebildet. Dadurch können die Benutzer ihre Bedarfe bequem und schnell über einen Webbrowser erfassen und bearbeiten. Neben der Überwachung des aktuellen Status der BANF, stehen den Benutzern viele weitere nützliche Funktionen zur Verfügung. So können beispielsweise Anlagen hochgeladen, Vertreter gepflegt und Notizen erfasst werden. Durch regelmäßige Kommunikation und stetige Weiterentwicklung wird maxflow® procurement weiterhin an die Kundenbedürfnisse angepasst.


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