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Die manuelle und automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich

Die manuelle und automatisierte Rechnungsverarbeitung im Vergleich

Noch immer bearbeiten viele Unternehmen Ihre Eingangsrechnungen manuell auf Papier, wobei digitalisierte und automatisierte Prozesse mehr Effizienz versprechen. Ob sich die Einführung eines automatisierten Rechnungsworkflows lohnt, welche Vorteile dieser hat und wo das größte Einsparpotenzial steckt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung

Der bisherige Ablauf im Unternehmen:

Die Rechnung geht auf dem Postweg im Idealfall direkt bei der Finanzabteilung des jeweiligen Unternehmens ein und wird auf Vollständigkeit geprüft. Aufgrund der papierbasierten Verarbeitung werden die Rechnungen entweder persönlich oder mit der hausinternen Post an den zuständigen Bearbeiter (Freigeber) zugestellt. Falls dieser Mitarbeiter zufällig im Urlaub oder krank ist, verzögert sich dieser Prozess unnötig und es kann mehrere Tage dauern bis die Verarbeitung weitergeführt wird. Bis es zu einer endgültigen Freigabe und zur anschließenden Verbuchung kommt, ist in den meisten Fällen das Skonto verfallen, da die Zahlungsfristen nicht eingehalten werden konnten.

Im Geschäftsalltag gestaltet sich solche manuellen Prozesse sogar noch wesentlich komplexer als hier dargestellt.

„Pains“ für die Mitarbeiter:

  • Zeit für andere Aufgaben entfällt
  • Stockende Prozessabläufe, falls ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub ausfällt
  • Wenig Transparenz und lange Suchen nach Rechnungen, die im Unternehmen verteilt sind
  • Häufige Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
  • Angespannte Situation, da oft der zuständige Bearbeiter oder Vertreter nicht ermittelt werden kann

„Pains“ für das Unternehmen:

  • Hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller Tätigkeiten
  • Hohe Personal- und Verarbeitungskosten (Druck, Papier, Porto und Versand)
  • Fehlende Transparenz im Verarbeitungsprozess
  • Keine effektive Skontonutzung möglich
  • Langwierige Verarbeitung von Papierrechnungen (sortieren, manuelle Eingabe ins System, Weiterleitung mit hausinterner Post, Verzögerung durch Krankheit oder Urlaub, etc.)
  • Viele Kopien von Rechnungen fließen durch das Unternehmen
  • Medienbrüche liegen vor (z. B. Ausdrucke von E-Mail-Rechnungen)

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Der neue und smarte Ablauf im Unternehmen:

Der erste und somit auch größte Unterschied zur manuellen Verarbeitung ist, dass die Rechnung nach dem Empfang direkt eingescannt und von einer OCR gelesen wird. Anderenfalls kann die Rechnung für die weitere digitale Verarbeitung auch manuell in das ERP-System eingepflegt werden. Das erspart das Weiterreichen von Schreibtisch zu Schreibtisch, denn ab sofort wird die Rechnung digital innerhalb des Systems automatisch an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. Alle Bearbeitungsschritte, wie die Prüfung, Freigabe, Rückfragen, Verbuchungen, etc., finden direkt im System statt. Dabei sind Urlaubsvertretungen und spontane Krankheitsfälle im System definiert und werden automatisch ausgeführt, ohne dass die Rechnung über längeren Zeitraum liegen bleibt. Die Finanzabteilung erhält über ein digitales Rechnungseingangsbuch einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen, die sich im Unternehmen befinden.

Vorteile für die Mitarbeiter:

  • Das Verhältnis zwischen den Mitarbeitern wird entspannter und harmonischer
  • Mitarbeiter behalten den Überblick über alle Rechnungen
  • Die Suche nach Rechnungen gehört der Vergangenheit an
  • Zahlungsfristen können problemlos eingehalten werden
  • Schluss mit Schuldzuweisungen und hektischem Treiben bei Krankheitsfällen oder Urlaubstagen

Vorteile für das Unternehmen:

  • Geringere Fehlerquoten durch viele automatisierte Schritte (z.B. Dubletten-Prüfungen)
  • Enormes Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Verarbeitung
  • Mitarbeiter können für andere Aufgaben eingesetzt werden
  • Transport- und Liegezeiten verringern sich auf ein Minimum
  • Effektive Skontonutzung ist möglich
  • Vollständige Transparenz über die Rechnungen im Unternehmen



Fazit: Die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung lohnt sich!



Sie möchten erfahren wie sich eine automatisierte Rechnungsverarbeitung schnell und einfach umsetzen lässt oder Sie haben Fragen zum Prozess? Dann rufen Sie uns gerne an oder vereinbaren einen kostenlosen Beratungstermin!

Ansprechpartnerin: Paula Hempel
Telefon: +49(0)851756403 -232
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