Das Add-on zur effizienten Verarbeitung von Rechnungsdokumenten im EDI Format
Es ergibt sich ein enormes Potential für Kosteneinsparungen durch den Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung. Bei hohem Datenvolumen hat sich hier das EDI-Verfahren in der Wirtschaft fest etabliert. EDI ist dann der richtige Weg, wenn in regelmäßigen Geschäftsbeziehungen Massendaten ausgetauscht werden sollen. Voraussetzung sind in der Regel entsprechende bilaterale Absprachen.
Vorteile
Effizienten Verarbeitung von Rechnungsdokumenten die per EDI eingehen
Das Einrichten eines EDI Verfahrens ist relativ aufwendig und stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Neben den notwendigen Absprachen mit Lieferanten muss die nahtlose Weiterverarbeitung der eingehenden EDI-Daten gewährleistet werden.
Zu bewältigende Aufgaben sind u.a. das Integrieren von EDI-Verfahren in bestehende Rechnungsprüfungs- und Freigabeszenarien, das automatisierte Überführen von EDI-Daten in einen SAP-Beleg, oder auch das revisionssichere Archivieren von EDI-Rechnungen.
Das mit der Nutzung von EDI verbundene Kosteneinsparungspotenzial kann nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn alle Herausforderungen durch eine umfassende Lösung abgebildet sind und damit alle Rechnungen ohne Medienbruch automatisch verarbeitet werden können.
Interne Verechnung
Mit Hilfe von maxflow® interface EDI kann auch der Prozess der internen Verrechnung (intercompany billing) abgebildet werden.
Mit der internen Verrechnung können Sie Rechnungen für die Fakturierung zwischen Einheiten innerhalb eines Unternehmens erstellen. Eine interne Verrechnung (IV) ist dann erforderlich, wenn die Einheit, die einen Auftrag erhält, den Auftrag nicht selbst beliefert, sondern die Lieferung von einer anderen Einheit übernommen wird, die demselben Unternehmen, aber einem anderen Buchungskreis angehört.
Im Senderbuchungskreis werden die relevanten Fakturen per EDI an den Empfängerbuchungskreis übermittelt. Dort werden die Daten in maxflow® interface EDI empfangen und eine entsprechende Eingangsrechnung erstellt. Diese Eingangsrechnung wird mit dem Rechnungsbild der Ausgangsrechnung (Faktura als PDF) verknüpft. Ob eine Faktura im automatisierten Prozess verarbeitet wird, d.h. an einen anderen Buchungskreis als Eingangsrechnung übertragen wird, kann anhand beliebiger Kriterien per Customizing eingestellt werden.
