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maxflow travel management

Effiziente Bearbeitung von Reisebelegen im SAP-Umfeld

In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen ein langwieriger Prozess mit vielen manuellen Tätigkeiten, mit Belegen in Papierform und Übermittlung auf dem Postweg. Einfache Rückfragen an den Reisenden oder einen Vorgesetzten verzögern den Prozess, erfordern viel organisatorisches Talent und erschweren die Übersicht über die zu verarbeitenden Belege. Trotz der hohen Kosten und langen Bearbeitungsdauer von Reisebelegen ist die Einhaltung von Freigaberichtlinien und Verarbeitungskonventionen unsicher und hängt oft vom Arbeitseinsatz des einzelnen Mitarbeiters ab. Darüber hinaus ist die Nachverfolgbarkeit einzelner Bearbeitungsschritte äußerst mühsam.

Mit maxflow® travel management können Sie diesen langwierigen und unübersichtlichen Prozess optimieren und Ihre Reisebelege effizient verarbeiten. Es ermöglicht ein schnelles und effizientes Beantragen, Erfassen, Prüfen, Freigeben und Abrechnen von Reisen. maxflow® travel management bietet umfangreiche Analysetools, die eine Anzeige des Bearbeitungsstandes sowie eine detaillierte und lückenlose Nachverfolgung der Reisebelege und deren Prozesse ermöglichen. Der Freigabeprozess sowie die anschließende Abrechnung der Reisekosten werden optimal unterstützt.

Ihr Nutzen

Optimierter Verarbeitungsprozess

Mit maxflow® travel management erhalten die freigebenden und prüfenden Mitarbeiter den Reiseantrag bzw. die Spesenabrechnung in elektronischer Form unmittelbar nach der Erfassung automatisch. Sie haben sofort alle während der Erfassung oder der Freigabe erstellten Anlagen und Notizen im Überblick. Auch Weiterleitungen und Rückfragen sind auf einfachste Weise möglich. Im Protokoll kann nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter wann den Antrag bzw. den Beleg erstellt, bearbeitet und freigegeben hat. Nach Freigabe oder Ablehnung des Reiseantrags wird der Reisende automatisch über eine E-Mail über die Freigabe bzw. Ablehnung des Antrags informiert.

Durch den automatisierten Freigabeprozess bleibt dem Reisenden sowie allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern die umständliche Koordination der einzelnen Freigeber und Prüfer erspart. Diese Aufgabe übernimmt maxflow® travel management selbstständig. Zudem wird automatisch sichergestellt, dass Freigaberichtlinien eingehalten werden. Die Mitarbeiter können sich dadurch auf das Wesentliche konzentrieren. Der Freigabeprozess wird beschleunigt, die Mitarbeiter entlastet.

Automatische Bearbeiterermittlung

Reiseanträge oder Spesenabrechnungen werden nach der Erfassung automatisch an die verantwortlichen Mitarbeiter zur Prüfung bzw. Freigabe übermittelt. Die jeweiligen Bearbeiter werden im produkteigenen Customizing je nach Aufgabengebiet festgelegt. Bei Bedarf kann bis auf Objektebene (z.B. Kostenstelle, Personalnummer, Reiseziel) differenziert eingestellt werden, welche Mitarbeiter für welchen Prüfungs- und Freigabeschritt verantwortlich sind.

Außerdem können Vertreterregeln während der Abwesenheit eines Mitarbeiters hinterlegt werden, die auch die Einschränkung auf bestimmte Aufgaben des Abwesenden erlauben, so dass der Vertreter nur die Aufgaben erhält, für die er auch berechtigt sein soll.

Flexible Freigabesteuerung

n-stufige Freigabe

Mit maxflow® travel management können Freigabeprozesse in beliebiger Form abgebildet, erweitert und variiert werden. Durch die flexible Definition von Prüfschritten und Freigabestufen ist die Anzahl der am Prozess beteiligten Personen variabel einstellbar. Die Anzahl der Freigabestufen und die Freigabeberechtigten können beispielsweise abhängig von Personalnummer, Ländergruppierung, Reiseschema usw. frei konfiguriert werden.

Sammelfreigabe

Das Zusammenfassen von mehreren Reiseanträgen bzw. Spesenabrechnungen, die beispielsweise innerhalb einer Geschäftsreise angefallen sind, ist durch einen eigenen Sammelprozess möglich. Durch dieses Zusammenfassen von einzelnen Anträgen und Belegen zu einem Kollektiv sowie die anschließende Sammelfreigabe wird der Bearbeitungsaufwand bei der Freigabe auf ein Minimum gesenkt und der Freigabeprozess beschleunigt.

Flexible Ablaufsteuerung

Der Workflow von maxflow® travel management setzt sich aus einzelnen Schritten wie der Erfassung, der Prüfung durch das Sekretariat und der Buchhaltung, der Freigabe etc. zusammen. Die einzelnen Schritte können an die bestehenden Organisationsstrukturen auf einfache Weise angepasst werden. So ist es möglich, die Reihenfolge der vorhandenen Schritte zu ändern oder völlig neue Schritte hinzuzufügen. Ebenso ist eine Anpassung der Funktionalität der Schritte durch den Einsatz von User-Exits möglich. Auf diese Weise gewährleistet maxflow® travel management ein Höchstmaß an Flexibilität und kundenindividuelle Wünsche können ohne großen Aufwand umgesetzt werden.

Perfekte Übersicht

maxflow travel management Monitor Der maxflow® travel management monitor ermöglicht dem Reisenden sowie allen am Prozess beteiligten Mitarbeitern jederzeit, sowohl während als auch nach dem Freigabeprozess, eine detaillierte und umfangreiche Analyse der einzelnen Freigabe- und Bearbeitungsstatus der Reisebelege sowie aller ausgeführten Bearbeitungsschritte. Der Zugriff auf sensible Daten ist dabei über ein Berechtigungskonzept genau steuerbar.

Web-Anbindung

maxflow travel management Web Mit maxflow® travel management ist die Erfassung sowie die Freigabe von Reiseanträgen und Spesenbelegen auch über eine Webanbindung per Browser möglich. Durch die webbasierte Erfassung und Verarbeitung von Reisebelegen sind Mitarbeiter weder an ein bestimmtes Betriebssystem noch an die Nutzung des SAP GUI Clients oder an einen stationären Computer gebunden.

Einfache Integration in bestehende SAP Systeme

Schnelle Einführung

maxflow® travel management wird durch Erweiterung bestehender IT-Landschaften mittels SAP-Add-On integriert. Alle relevanten produktspezifischen Einstellungsmöglichkeiten sind in einem zentralen Einführungsleitfaden zu zusammengefasst. Daraus resultiert eine rasche Einführung mit kurzer Projektlaufzeit und minimalen Kosten.

Standardprodukt mit SAP-Integration

maxflow® travel management ist mit allen Funktionalitäten und der gesamten Verarbeitungslogik in bestehende SAP Standards vollständig integriert. Die Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Systemumgebung in SAP Usern oder über eine anwenderfreundliche Webanbindung. Bei maxflow® travel management handelt es sich um ein Standardprodukt, dass fortlaufend an die aktuellen SAP Releases und an Verbesserungen am Markt angepasst wird. Insellösungen und Individualentwicklungen, die bei jedem SAP-Releasewechsel angepasst werden müssen, sind dadurch nicht mehr nötig. Für den Kunden bedeutet dies Investitionssicherheit und Nachhaltigkeit.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Verkürzung der Bearbeitungszeit und Vermeidung von Liegezeiten
  • Einhaltung einheitlicher Freigaberichtlinien
  • Transparenz durch übersichtliches Monitoring
  • Lückenlose Historie aller Vorgänge
  • Revisionssicherheit
  • Einheitliche Bedienoberflächen
  • Schnelles Erfassen durch benutzerfreundliche Dialoge
  • Erfassung in SAP sowie über Webbrowser und Smartphone
  • Schnelle Einführung durch fertige Softwarelösung
  • Geringer Einführungs- und Schulungsaufwand
  • Kundenindividuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich

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