Release 200.009.000
Pour le release 200.009.000 de maxflow® procurement, que nous avons publiée en mai 2022, nous avons procédé à diverses petites modifications et corrections en plus des fonctions suivantes.
Classement par ordre de priorité des documents
Dans les différentes étapes de traitement et dans le moniteur de maxflow® procurement , il est désormais possible d'attribuer manuellement une priorité aux documents. Les priorités "Normal", "Élevé" et "Très élevé" sont disponibles. En définissant une priorité, les collaborateurs compétents peuvent voir quels documents doivent être traités en priorité.
La priorité est définie pour l'ensemble du document, c'est-à-dire pour toutes les étapes de traitement, et peut être modifiée à tout moment. Si une priorité a été définie, la ligne correspondante est colorée dans la liste des résultats du moniteur en fonction de sa priorité - en rouge pour une priorité "très élevée", en jaune pour une priorité "élevée" et sans couleur propre pour une priorité "normale". En outre, un message relatif à la priorité s'affiche lors de l'exécution d'une tâche.
Outre la définition manuelle de la priorité dans le moniteur et les étapes de traitement, la priorité peut également être définie automatiquement par l'escalade.
Optimisation de la gestion des escalades
La fonction d'escalade existante dans maxflow® procurement a été remaniée et permet désormais différents mécanismes de contrôle pour une escalade ciblée des documents et des différentes étapes de traitement. La nouvelle gestion de l'escalade permet de surveiller et d'escalader de manière ciblée le temps de traitement des différentes étapes ainsi que le respect des délais de livraison. En outre, elle améliore les temps de traitement des demandes d'achat critiques.
Date de livraison: en cas de risque de dépassement de la date de livraison, une escalade peut être activée. Dans les paramètres dépendants de la division, il est possible de définir à cet effet un délai d'avertissement en jours pour la date de livraison par division. Lorsque ce délai d'alerte est atteint, par exemple trois jours avant que le dernier délai de commande (date de livraison - délai d'approvisionnement) ne soit atteint, la priorité est définie comme "élevée" dans un premier niveau d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un responsable de l'escalade (par ex. un supérieur) sont informés par e-mail. Si le délai de commande le plus tardif ou la date de livraison visée est atteint, la priorité est fixée à "très élevée" au deuxième niveau d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un autre responsable de l'escalade sont à nouveau informés par e-mail.
Temps de traitement: Outre la surveillance de la date de livraison, une escalade peut être lancée en cas de dépassement du temps de traitement. Pour chaque étape de traitement, il est possible de définir le temps de traitement maximal en jours dans la configuration des étapes du processus. Si 75% du temps de traitement maximal indiqué est dépassé, la priorité de l'étape est définie comme "élevée" lors d'une première étape d'escalade et les agents actuels ainsi qu'un agent d'escalade compétent (par ex. supérieur) sont informés par e-mail. Si le temps de traitement maximal est dépassé, la priorité est fixée à "très élevée" au deuxième niveau d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un autre responsable de l'escalade sont à nouveau informés par e-mail.
Calendrier d'entreprise: Pour le calcul du délai d'avertissement pour la date de livraison ainsi que pour le délai de traitement maximal, il est possible de définir un calendrier d'entreprise par division afin que les week-ends et les jours fériés soient correctement pris en compte.
Destinataires de l'escalade: Les destinataires des deux niveaux d'escalade peuvent être définis de manière flexible via un espace tableau. La détermination des destinataires peut ainsi être contrôlée, par exemple, à l'aide des données du document, comme la société ou le fournisseur, mais aussi à l'aide des agents actuels. Il est en outre possible de définir un délai d'attente entre les e-mails d'escalade.
Priorisation: La priorité d'une tâche, c'est-à-dire "normale", "élevée" ou "très élevée", est affichée aux agents responsables dans le moniteur maxflow® procurement, afin que les agents puissent traiter leurs tâches en fonction de leur priorité.
Changements rapides
Les modifications rapides permettent de modifier plusieurs positions en même temps, ce qui facilite la saisie en masse ainsi que la reprise de positions à partir de catalogues OCI. Pour cela, il est possible soit de sélectionner les lignes à modifier, soit de modifier toutes les positions en général. Cette fonction peut être utilisée dans le masque de saisie des demandes d'achat BIT ainsi que dans les étapes.