Traitement efficace des justificatifs de voyage dans SAP
Saisir et valider numériquement les demandes et les frais de déplacement.
- Réduction des coûts de processus et minimisation des erreurs grâce à l'automatisation.
- Transparence et traçabilité totales.
- Accélération du processus de traitement.
- Traitement mobile à l'aide d'interfaces basées sur le web.
- Accès pour les utilisateurs non-SAP.
- Environnement de travail familier grâce à l'intégration complète dans SAP.
Frais de déplacement professionnel SAP numérisés
Gestion automatisée des voyages - facile, sans papier et transparente.
Dans de nombreuses entreprises, le traitement des demandes de déplacement et des notes de frais est un processus fastidieux qui implique de nombreuses tâches manuelles. Il en résulte un énorme effort pour vérifier et valider manuellement les documents de voyage, ainsi que pour coordonner les différents agents ou respecter certaines conventions de validation.
Notre workflow pour les frais de voyage maxflow® travel management automatise et numérise l'ensemble du processus de validation et permet une gestion simple et claire des documents de voyage. Une demande, une saisie, un contrôle, une validation et un calcul rapides et efficaces des déplacements et des notes de frais sont réalisés sans problème. La gestion des documents de voyage devient ainsi un jeu d'enfant, ce qui réduit les coûts de processus et les temps de traitement à un minimum.
Nos clients de référence
De nombreuses entreprises de renom issues de différents secteurs font confiance à nos solutions.
Contrôle de validation flexible
maxflow® travel management est équipé de deux workflows de validation automatisés. Le premier workflow concerne les demandes de déplacement et le second les frais de déplacement. Il couvre ainsi l'ensemble du processus de voyage, de la demande de voyage précédente à l'approbation des frais et à la facturation des frais de voyage engagés, tout en évitant la perte de documents.
Les configurations de partage librement modulables et extensibles de maxflow® travel management permettent un vaste et définition individuelle des différentes étapes de validation. Le nombre de niveaux de validation et les personnes autorisées à valider peuvent être configurés en fonction, par exemple, du matricule, du groupe de pays, du schéma de déplacement, etc. Vaste customizing possibilités réalisent le paramétrage d'une variété quasi illimitée et spécifique à l'entreprise de processus et de scénarios d'approbation.
Contact
Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions? Nous nous ferons un plaisir de vous aider.
Beck IT GmbH
Fürstenzeller Str. 60
94036 Passau
Heures de bureau:
du lundi au vendredi
de 8.00 à 17.00 heures
Des autorisations de collecte pour plus d'efficacité
Grâce à son propre processus de collecte, notre solution permet de regrouper plusieurs demandes de déplacement ou notes de frais qui ont par exemple été générées au cours d'un voyage d'affaires. Grâce à ce regroupement de demandes et de justificatifs individuels en un ensemble et à la validation collective qui s'ensuit, le temps de traitement nécessaire à la validation est réduit au minimum et le processus de validation est accéléré. Les documents de voyage peuvent être traités et validés aussi bien dans SAP GUI que dans un navigateur Web.
Points forts du workflow des frais de déplacement
Nous avons la solution idéale pour numériser et automatiser la gestion de vos voyages d'affaires.
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Détermination automatique de l'agent, y compris réglementation des représentants
Il est possible de définir des règles pour les représentants pendant l'absence d'un collaborateur. Ces règles permettent également de limiter les tâches de l'absent à certaines d'entre elles, de sorte que le représentant ne reçoive que les tâches pour lesquelles il doit être autorisé. En cas d'absence de l'agent suivant, le remplaçant prédéfini reçoit automatiquement une demande de traitement. Après leur saisie, les demandes de déplacement ou les notes de frais sont automatiquement transmises par maxflow® travel management aux collaborateurs responsables pour vérification ou validation. Les agents respectifs sont définis dans le Customizing propre au produit en fonction du domaine d'activité.
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Aperçu convivial
Le moniteur de maxflow® travel management représente l'outil central pour la recherche et l'analyse précises (monitoring) de tous les processus et justificatifs traités (terminés ou encore en circulation). Les personnes en déplacement et tous les collaborateurs impliqués dans le processus peuvent afficher à tout moment le statut de validation et de traitement actuel des justificatifs de déplacement ainsi que toutes les étapes de traitement exécutées. En outre, différentes fonctions sont disponibles dans le moniteur, par exemple l'affichage de notes et de pièces jointes ainsi que le traitement et la suppression de justificatifs.
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Transparence totale
En outre, le protocole de processus permet de savoir sans faille quel collaborateur a créé, traité et validé la demande ou le justificatif et à quel moment. Les différents processus sont donc faciles à suivre et la progression de la validation du justificatif de voyage peut être facilement déterminée. En outre, le voyageur est informé à intervalles réguliers du statut de validation de son déplacement via un e-mail d'information.
Après la saisie des données de voyage, un document PDF uniforme contenant toutes les informations pertinentes est en outre automatiquement généré. En cas de modification des données de voyage, le document est constamment mis à jour.
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Fonction de rappel
Des e-mails peuvent être envoyés en guise de rappel pour les tâches ouvertes d'un collaborateur. Si des work items à traiter se trouvent dans la corbeille d'arrivée d'un agent, ce dernier reçoit un message avec une indication des tâches correspondantes. En outre, il est possible d'envoyer des messages d'escalade, des notifications en cas de work items erronés et des notifications pour les représentants.
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Fonction de prise de notes et de rappel
À tout moment de l'ensemble du processus de validation, des documents de voyage importants ou des factures scannées ainsi que des notes et des remarques peuvent être joints au justificatif de voyage (également par poste de frais) et être ensuite consultés.
Pour clarifier une situation ou une question, notre solution dispose d'une fonction de consultation conviviale qui permet de saisir des questions à l'attention de l'agent sous la forme d'une note de workflow. Une demande de confirmation met fin à la tâche proprement dite et envoie une demande de confirmation au(x) gestionnaire(s) sélectionné(s). Le destinataire de la demande peut consulter les données du document et saisir une réponse via la note de workflow. Lorsque la consultation est terminée, la tâche initiale est à nouveau envoyée à l'auteur de la consultation et le processus se poursuit.