Traitement des demandes d'achat dans SAP
- Accélération du processus d'achat grâce à l'automatisation des étapes de travail.
- Réduction des coûts de processus.
- Transparence et traçabilité optimales des différentes étapes.
- Saisie pratique grâce à l'intégration de catalogues et de boutiques en ligne.
- Connexion web pour les utilisateurs non-SAP.
- Entièrement intégré dans SAP.
Des processus d'achat efficaces de bout en bout
Plus de transparence et d'efficacité dans le processus d'achat.
Pour les services d'achat de nombreuses entreprises, le processus de traitement des demandes d'achat et des demandes d'investissement est, aujourd'hui encore, une opération qui prend du temps. Le traitement d'une demande d'achat est lié à des coûts élevés, prend du temps et le processus n'est parfois pas réglementé de manière uniforme. De plus, le suivi de la demande d'achat est très fastidieux.
Notre solution logicielle maxflow® procurement remédie à ces problèmes et automatise le processus de traitement. Il en résulte des processus allégés et efficaces qui déchargent massivement le service des achats et réduisent les temps de traitement et d'attente à un minimum. Nous optimisons et raccourcissons vos processus de travail de manière optimale sans perdre la structure et l'orientation. Notre produit peut être adapté individuellement aux besoins de chaque client, ce qui permet de créer une solution sur mesure. Nous accordons une attention particulière à la facilité d'utilisation et à la rapidité de mise en œuvre.
Nos clients de référence
De nombreuses entreprises de renom issues de différents secteurs font confiance à nos solutions.
Saisie intelligente et catalogues de fournisseurs
Les utilisateurs travaillent dans leur environnement système habituel et peuvent saisir les données relatives aux besoins soit confortablement dans le système SAP (utilisateurs SAP), soit via des pages web conviviales (utilisateurs non SAP). Les systèmes de catalogues ou les boutiques en ligne peuvent être connectés via une interface OCI. Les marchandises du panier d'achat qui y sont achetées sont automatiquement reprises dans une demande d'achat SAP. Même sans l'intégration de systèmes de catalogues, il est possible de saisir des articles classiques et des positions en texte libre.
L'utilisation de notre masque de saisie propre au produit permet de saisir la demande d'achat de manière conviviale et de rendre le processus beaucoup plus flexible. Une fois validées, ces demandes sont converties en demandes d'achat SAP afin de pouvoir être utilisées dans le processus d'approvisionnement régulier de SAP.
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Beck IT GmbH
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Points forts du workflow de demande d'achat intelligent
Les demande d'achat sont également connues sous le nom de: Avis de besoin, Demandes de besoin, etc.
Numérisez la gestion de vos achats et économisez de précieuses ressources dans les achats stratégiques grâce à des processus efficaces, car un traitement complexe et chronophage appartient au passé.
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Gestion de l'approvisionnement de bout en bout (Purchase to Pay Process)
Avec l'introduction de maxflow® procurement en cas d'installation préexistante de maxflow® purchase order et maxflow® invoice management l'ensemble du processus, de l'expression des besoins au traitement de la facture, est complété de manière judicieuse. Ce processus uniforme et sans rupture de média (de l'expression des besoins au traitement de la facture en passant par la commande) est également connu sous le nom de Purchase to Pay (P2P). L'optimisation du processus uniforme et sans rupture de média permet entre autres de décharger les services respectifs de l'entreprise, d'accélérer le processus et de réduire les coûts de traitement au minimum.
Cliquez ici pour en savoir plus sur le processus Purchase to Pay.
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Détermination automatisée de l'agent avec le régime des représentants
L'un des domaines les plus importants du processus de traitement et de validation est la détermination des agents compétents. maxflow® procurement vérifie automatiquement quel collaborateur est autorisé à valider quel niveau et distribue les tâches correspondantes. Afin d'éviter que le traitement n'échoue en raison de l'absence ou de la maladie de certains collaborateurs, un concept de maxflow® procurement un concept de représentants très élaboré. Pour chaque collaborateur, il est possible de gérer des remplaçants qui se chargent des tâches de la personne remplacée.
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Contrôle de validation flexible
Dans la plupart des entreprises, la politique de souscription interne prévoit au moins un double contrôle pour la validation des demandes d'achat. Avec maxflow® procurement il est possible de paramétrer des processus d'approbation différents et à plusieurs niveaux, qui peuvent dépendre de différents critères (par ex. prix, groupe de marchandises, division, etc.). De nombreuses possibilités de customisation permettent de paramétrer une variété presque illimitée de processus et de scénarios d'approbation.
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Aperçu convivial
Le moniteur de maxflow® procurement offre à tous les participants au processus la possibilité d'appeler et d'analyser les documents et processus traités. Le statut de traitement et de lancement des demandes d'achat peut être suivi sans faille et une analyse propre fournit un aperçu convivial de tous les documents (terminés ou encore en cours de traitement).
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Transparence totale
Afin de pouvoir retracer ultérieurement en détail toutes les étapes d'un processus de commande, toutes les informations pertinentes sont enregistrées pour chaque processus dans deux protocoles protégés contre la révision. Le protocole de processus contient des détails sur l'ensemble du processus de traitement d'un document. Le protocole de workflow est la vue technique des différentes étapes de traitement dans le workflow SAP.
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Mécanismes d'escalade
Afin d'assurer le bon déroulement du processus sans retards inutiles, une fonction de rappel est automatiquement envoyée par e-mail pour les tâches qui n'ont pas encore été traitées. En cas de besoin, il est également possible de redistribuer à tout moment les tâches déjà attribuées ou d'intégrer certains collaborateurs dans le processus ou de les exclure du traitement.
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Notes de flux de travail et demandes de précisions
maxflow® procurement dispose d'une fonction de note qui est intégrée dans la plupart des étapes de traitement et qui peut être appelée à partir du moniteur. Dans cette fonction de note, il est possible de saisir du texte libre ou de choisir parmi des textes modèles prédéfinis.
Des questions peuvent être posées à d'autres collaborateurs à partir de toutes les étapes de traitement. La demande d'éclaircissement est alors saisie sous la forme d'une note de workflow, ce qui met fin à la tâche et envoie la demande d'éclaircissement saisie aux agents sélectionnés. Le destinataire peut consulter les données du document et saisir une réponse via la note de workflow. Une fois la demande de précision terminée, la tâche est à nouveau envoyée à l'agent d'origine et le processus se poursuit.