Qu'est-ce qu'un processus purchase-to-pay?
Un processus Purchase to Pay (également connu sous le nom de "Procure to Pay") ou P2P en abrégé désigne toutes les étapes au sein d'une entreprise qui sont traitées depuis l'expression des besoins jusqu'au paiement d'une facture, depuis l'expression des besoins jusqu'au traitement de la facture en passant par la commande. Au sens littéral, cela signifie "de l'achat au paiement".
Approvisionnement
Créer une demande d'achat
Créer des demandes d'achat :
- Saisie intuitive dans le système SAP et dans le navigateur
- Connexion de boutiques en ligne et de systèmes de catalogues via l'interface OCI
Vérification/Libération
Vérification/validation :
- stratégie de lancement flexible pour les demandes d'achat (BANF)
- détermination automatisée des agents
- surveillance complète de l'état de la libération
Déclencher une commande
Déclencher la commande :
- La demande d'achat est convertie en commande
Vérification/Libération
Vérification/validation :
- une stratégie de lancement flexible pour les commandes
- détermination automatisée des agents
- surveillance complète de l'état de la libération
Réception des marchandises
Réception des marchandises :
- L'entrée de marchandises est enregistrée dans le système
Traitement des factures
Entrée de factures de diverses sources
Réception de factures de diverses sources :
- Entrée de factures à partir de n'importe quelle source (par exemple serveur de messagerie, serveur OCR, système SAP, etc.)
- Traitement de différents formats de factures (xFacture, ZUGFeRD-Facture, EDI/IDoc, etc.)
Comparaison avec les commandes
Comparaison avec les commandes :
- Comparaison automatique entre la facture MM et la commande d'achat
- Facture MM sans erreur = comptabilisation entièrement automatisée
Vérification/Libération
Vérification/validation :
- Facture MM basée sur des erreurs = la facture doit être vérifiée à nouveau
- Les factures FI sont soumises à la vérification/validation prévue par l'entreprise
Payer la facture
Payer la facture :
- Une fois les validations terminées, la facture est payée.
Nos clients de référence
De nombreuses entreprises de renom issues de différents secteurs font confiance à nos solutions.
Avantages d'un processus Purchase to Pay unifié et numérique
- Comptabilisation en arrière-plan - Si les factures liées à la commande correspondent à la commande, la facture peut être comptabilisée automatiquement.
- une meilleure qualité des données - les erreurs sont réduites au minimum, car il y a une imbrication continue des processus d'entreprise sans rupture de médias.
- plus d'efficacité - la comptabilité et les achats s'harmonisent mieux et les étapes administratives sont réduites, ce qui permet un degré d'automatisation plus élevé
- une transparence accrue - toutes les étapes de traitement tout au long du processus sont documentées et peuvent être consultées à tout moment par tous les départements.
- Gain de temps et d'argent - grâce à notre processus P2P, vous économisez non seulement des documents papier fastidieux, mais aussi un temps de traitement précieux et des coûts de processus.
- une flexibilité optimale - nous adaptons nos logiciels aux besoins spécifiques de votre entreprise. De plus, nous axons nos solutions sur la convivialité.
- une meilleure vue d'ensemble - grâce à l'archivage centralisé des documents, le statut de traitement actuel ainsi que le domaine de compétence sont visibles.
- Sécurité de l'investissement et de l'avenir - Depuis leur lancement, nos produits sont constamment développés et adaptés aux dernières versions de SAP.
- Durabilité - Travailler en respectant l'environnement grâce à un bureau sans papier.
Transparent plutôt que compliqué :
le processus numérique purchase-to-pay
Le processus purchase to pay se compose d'une multitude d'opérations commerciales individuelles complexes et coûteuses au sein d'une entreprise. De nombreux services et collaborateurs sont impliqués dans ce processus. De nombreux documents sont générés et répartis dans toute l'entreprise. Si cette chaîne de processus se déroule sur papier et manuellement, non seulement le temps et le personnel nécessaires sont très élevés, mais la marge d'erreur est également importante. De plus, la transparence nécessaire du processus et des différentes étapes de traitement fait défaut, ce qui rend le processus confus et complexe. En revanche, un processus Purchase to Pay numérique et automatisé peut être conçu de manière flexible et efficace, minimise les erreurs et augmente la transparence. Toutes les étapes de traitement sont prises en charge et consignées de manière optimale. Les processus coûteux et énervants appartiennent donc au passé.
Contactez-nous
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Purchase to Pay avec maxflow® dans la pratique
Avec nos maxflow® les produits permettent de représenter de manière optimale et efficace l'ensemble du processus, de l'expression des besoins au paiement de la facture. Grâce à l'optimisation uniforme et sans rupture de média du processus, les services respectifs de l'entreprise sont notamment déchargés, le processus est accéléré et les coûts de traitement sont réduits au minimum.
PURCHASE
1. Créer une demande d'achat
Grâce à notre workflow moderne de demandes d'achat maxflow® procurement les collaborateurs peuvent saisir leurs demandes d'achat soit confortablement dans le système SAP, soit via des pages web conviviales. Les systèmes de catalogue ou les boutiques en ligne peuvent être connectés via une interface OCI. Les marchandises du panier d'achat qui y sont achetées sont automatiquement transférées dans une demande d'achat SAP.
2. Vérification et lancement de la demande d'achat
maxflow® procurement vérifie automatiquement quel collaborateur est autorisé à valider et à quel niveau, et distribue les tâches à traiter. Si l'agent responsable n'est pas disponible (par ex. maladie, vacances, etc.), le représentant défini au préalable reçoit automatiquement une demande de traitement pour validation. La stratégie de validation peut être configurée de manière flexible et selon les directives spécifiques à l'entreprise.
3. Déclencher la commande
Grâce à l'aide de maxflow® procurement il est possible de créer rapidement et facilement une commande dans le système SAP ou de convertir la demande d'achat en commande. Bien entendu, les commandes peuvent également être saisies manuellement dans le système.
4. Vérification et validation de la commande
Ici aussi, la détermination des agents responsables et la répartition des tâches sont entièrement automatisées. Avec maxflow® purchase order il est possible de paramétrer des processus de validation à plusieurs niveaux, qui peuvent dépendre de différents critères (p. ex. prix, groupe de marchandises, division, etc.). A l'aide du maxflow® portal Integration (navigateur web), le lancement des commandes et le traitement des demandes de précisions sont également possibles sans accès direct au système SAP.
5. Réception et enregistrement des marchandises
Dès que les marchandises sont livrées et reçues dans l'entreprise, elles sont contrôlées pour s'assurer qu'elles sont complètes et ne sont pas endommagées. La réception des marchandises est ensuite enregistrée dans le système.
PAY
6. Réception et saisie des factures
Entre-temps, les canaux les plus divers sont disponibles pour la réception des factures (facture PDF, facture papier, xFacture, facture ZUGFeRD, EDI/IDoc, etc. Notre interface universelle SAP maxflow® interface reçoit les factures entrantes de n'importe quelle source (par ex. serveur de messagerie, serveur OCR, système SAP, etc.) et crée à partir de ces données un document SAP qui est automatiquement comparé aux données de base SAP et complété le cas échéant. L'image de la facture correspondante est automatiquement stockée dans les archives au moyen d'ArchiveLink, de manière à garantir la sécurité de la révision.
7. Comparaison avec la commande
Tout d'abord, la facture entrante (si facture MM) est automatiquement comparée avec le système de commande. Si la facture correspond à la commande, la facture peut être enregistrée de manière entièrement automatisée ("en noir") sans intervention manuelle.
8. Vérification et validation de la facture
Les factures MM erronées (qui ne correspondent pas à la commande) doivent être revues et retravaillées. Les factures FI sont soumises au contrôle et à la validation prévus par l'entreprise, c'est-à-dire que maxflow® invoice management vérifie quel collaborateur est autorisé à valider à quel niveau et distribue automatiquement les tâches à traiter. Si le responsable n'est pas disponible (par ex. maladie, vacances, etc.), le remplaçant défini au préalable reçoit automatiquement une demande de traitement pour validation. Le contrôle et la validation des factures entrantes peuvent être effectués dans SAP GUI, dans le navigateur web ainsi que sur des terminaux mobiles (par ex. smartphone, tablette, etc.), toutes les factures étant enregistrées de manière centralisée dans le livre des factures entrantes et l'historique des validations étant consigné de manière transparente.
9. Paiement
Le processus Purchase to Pay se termine par le paiement de la facture. Le moment du paiement et les remises jouent ici un rôle essentiel. Grâce à l'intégration SAP de maxflow® il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données lors de la comptabilisation.