Was ist ein Purchase-to-Pay-Prozess?
Unter einem Purchase to Pay-Prozess (auch „Procure to Pay“ bekannt) oder P2P als Kurzform sind alle Schritte innerhalb eines Unternehmens zu verstehen, die von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung einer Rechnung abgewickelt werden, angefangen bei der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Im wörtlichen Sinne bedeutet es „vom Einkauf bis zur Bezahlung“.
Beschaffung
Bestellanforderung anlegen
Bestellanforderungen anlegen:
- Intuitive Erfassung im SAP-System und im Browser
- Anbindung von Webshops und Katalogsystemen über OCI-Schnittstelle
Prüfung/Freigabe
Prüfung/Freigabe:
- flexible Freigabestrategie bei Bestellanforderungen (BANF)
- automatisierte Ermittlung der Bearbeiter
- vollständiges Monitoring über Freigabezustand
Bestellung auslösen
Bestellung auslösen:
- Bestellanforderung wird in eine Bestellung umgewandelt
Prüfung/Freigabe
Prüfung/Freigabe:
- flexible Freigabestrategie bei Bestellungen
- automatisierte Ermittlung der Bearbeiter
- vollständiges Monitoring über Freigabezustand
Wareneingang
Wareneingang:
- Wareneingang wird im System verbucht
Rechnungsbearbeitung
Rechnungseingang diverser Quellen
Rechnungseingang diverser Quellen:
- Rechnungseingang von beliebigen Quellen (z.B. Mail-Server, OCR-Server, SAP-System, etc.)
- Verarbeitung von verschiedene Rechnungsformate (xRechnung, ZUGFeRD-Rechnung, EDI/IDoc, etc.)
Abgleich mit Bestellungen
Abgleich mit Bestellungen:
- Automatischer Abgleich zwischen MM-Rechnung und Bestellung
- Fehlerfreie MM-Rechnung = vollautomatisiert Buchung
Prüfung/Freigabe
Prüfung/Freigabe:
- Fehlerbasierte MM-Rechnung = Rechnung muss nochmal geprüft werden
- FI-Rechnungen durchlaufen die von Unternehmen vorgesehene Prüfung/Freigabe
Rechnung bezahlen
Rechnung bezahlen:
- Nach abgeschlossenen Freigaben wird die Rechnung bezahlt
Unsere Referenzkunden
Viele namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen vertrauen auf unsere Lösungen.
Vorteile eines einheitlichen und digitalen Purchase to Pay-Prozesses
- Dunkelbuchung – Wenn bestellbezogene Rechnungen mit der Bestellung übereinstimmen, kann die Rechnung automatisch gebucht werden.
- bessere Datenqualität – Fehler werden auf ein Minimum reduziert, da eine durchgängige Verzahnung von Geschäftsprozessen ohne Medienbrüche stattfindet.
- mehr Effizienz – Buchhaltung und Einkauf stimmen sich besser aufeinander ab und administrative Schritte werden reduziert, wodurch ein höherer Automatisierungsgrad entsteht.
- erhöhte Transparenz – alle Bearbeitungsschritte entlang des Prozesses werden dokumentiert und können jederzeit abteilungsübergreifend eingesehen werden.
- Zeit- und Kostenersparnis – durch unseren P2P-Prozess sparen Sie sich nicht nur lästige Papierdokumente, sondern auch wertvolle Bearbeitungszeit und Prozesskosten.
- optimale Flexibilität – Wir passen unsere Software an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen an. Zudem richten wir unsere Lösungen auf Benutzerfreundlichkeit aus.
- verbesserte Übersicht – durch die zentrale Dokumentenablage, ist sowohl der aktuelle Bearbeitungsstatus als auch der Zuständigkeitsbereich sichtbar.
- Investitions- und Zukunftssicherheit – Seit der Einführung werden unsere Produkte ständig weiterentwickelt und an die aktuellen SAP-Releases angepasst.
- Nachhaltigkeit – Umweltbewusstes und -schonendes Arbeiten durch ein papierloses Büro.
Transparent statt kompliziert:
der digitale Purchase-to-Pay-Prozess
Der Purchase to Pay-Prozess besteht aus einer Vielzahl von komplexen und aufwendigen kaufmännischen Einzelvorgängen in einem Unternehmen. An diesem Prozess sind viele Abteilungen und Mitarbeiter beteiligt. Zahlreiche Dokumente fallen an und verteilen sich quer im Unternehmen. Wenn diese Prozesskette papierbasiert und manuell abgewickelt wird, ist nicht nur der Zeit- und Personalaufwand sehr hoch, sondern auch der Raum für Fehler. Zudem fehlt die notwendige Transparenz des Prozesses und der einzelnen Bearbeitungsschritte, wodurch der Prozess unübersichtlich und komplex wird. Im Gegensatz dazu lässt sich ein digitaler und automatisierter Purchase to Pay-Prozess flexibel und effizient gestalten, minimiert Fehler und erhöht die Transparenz. Alle Bearbeitungsschritte werden optimal unterstützt und protokolliert. Kostenintensive und nervenaufreibende Prozesse gehören somit der Vergangenheit an.
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Purchase to Pay mit maxflow® in der Praxis
Mit unseren maxflow® Produkten lässt sich der gesamte Vorgang von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung der Rechnung optimal und effizient abbilden. Durch die einheitliche und medienbruchfreie Prozessoptimierung werden u.a. die jeweiligen Abteilungen des Unternehmens entlastet, der Prozess beschleunigt und die Bearbeitungskosten auf ein Minimum reduziert.
PURCHASE
1. Bestellanforderung anlegen
Mit unserem modernen Bestellanforderungsworkflow maxflow® procurement können die Mitarbeiter ihre Bestellanforderungen entweder bequem im SAP-System oder über benutzerfreundliche Webseiten erfassen. Dabei können Katalogsysteme oder Web-Shops über eine OCI-Schnittstelle angebunden werden. Die dort eingekauften Waren aus dem Einkaufskorb werden automatisch in eine SAP-Bestellanforderung übernommen.
2. Prüfung und Freigabe der Bestellanforderung
maxflow® procurement prüft automatisch welcher Mitarbeiter auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist und verteilt die zu bearbeitenden Aufgaben. Ist der zuständige Bearbeiter nicht verfügbar (z.B. Krankheit, Urlaub, etc.) erhält der vorab definierte Vertreter automatisch eine Bearbeitungsanforderung zur Freigabe. Die Freigabestrategie kann flexibel und nach unternehmensspezifischen Vorgaben eingerichtet werden.
3. Bestellung auslösen
Durch die Hilfestellung von maxflow® procurement kann eine Bestellung im SAP-System schnell und einfach angelegt bzw. die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt werden. Selbstverständlich können Bestellungen auch manuell im System erfasst werden.
4. Prüfung und Freigabe der Bestellung
Auch hier findet eine vollständig automatisierte Ermittlung der zuständigen Bearbeiter und der Aufgabenverteilung statt. Mit maxflow® purchase order können mehrstufige Freigabeabläufe eingestellt werden, die von verschiedenen Kriterien (z.B. Preis, Warengruppe, Werk, etc.) abhängig sein können. Mit Hilfe der maxflow® portal Integration (Webbrowser) ist die Freigabe von Bestellungen und die Bearbeitung von Rückfragen auch ohne direkten Zugang zum SAP-System möglich.
5. Wareneingang und Warenerfassung
Sobald die Ware ausgeliefert und im Unternehmen eingegangen ist, wird diese auf Vollständigkeit und Beschädigungen überprüft. Der Wareneingang wird daraufhin im System vermerkt.
PAY
6. Rechnungseingang und -erfassung
Mittlerweile stehen für den Eingang von Rechnungen (PDF-Rechnung, Papierrechnung, xRechnung, ZUGFeRD-Rechnung, EDI/IDoc, etc.) die unterschiedlichsten Kanäle zur Verfügung. Unsere universelle SAP-Schnittstelle maxflow® interface nimmt die Eingangsrechnungen von beliebigen Quellen (z.B. Mail-Server, OCR-Server, SAP-System, etc.) entgegen und legt aus diesen Daten einen SAP-Beleg an, welcher automatisch mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und ggf. vervollständigt wird. Das dazugehörige Rechnungsbild wird automatisch und revisionssicher im Archiv mittels ArchiveLink abgelegt.
7. Abgleich mit Bestellung
Zunächst wird die eingehende Rechnung (falls MM-Rechnung) automatisch mit dem Bestellwesen abgeglichen. Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, kann die Rechnung ohne manuellen Eingriff vollautomatisiert („dunkel“) gebucht werden.
8. Prüfung und Freigabe der Rechnung
Fehlerhafte MM-Rechnungen (die nicht mit der Bestellung übereinstimmen) müssen nochmal geprüft und überarbeitet werden. FI-Rechnungen durchlaufen die vom Unternehmen vorgesehene Prüfung und Freigabe, das heißt maxflow® invoice management prüft welcher Mitarbeiter auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist und verteilt automatisch die zu bearbeitenden Aufgaben. Ist der zuständige Bearbeiter nicht verfügbar (z.B. Krankheit, Urlaub, etc.) erhält der vorab definierte Vertreter automatisch eine Bearbeitungsanforderung zur Freigabe. Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen kann im SAP GUI, im Webbrowser sowie auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphone, Tablet, etc.) erfolgen, dabei werden alle Rechnungen zentral im Rechnungseingangsbuch gespeichert und die Freigabehistorie transparent protokolliert.
9. Bezahlung
Am Ende des Purchase to Pay-Prozesses steht die Bezahlung der Rechnung. Dabei spielt der Zahlungszeitpunkt und Rabatte eine wesentliche Rolle. Durch die SAP-Integration von maxflow® entfällt bei der Buchung die manuelle Eingabe der Daten.