Bestellworkflow 

maxflow® purchase order

Bestellungen automatisiert verarbeiten

Mehr Effizienz im Einkaufsprozess durch medienbruchfreie Verarbeitung. 

  • Erhöhte Transparenz mittels Bestellübersicht und Protokollierung.
  • Beschleunigung des Beschaffungsprozesses durch automatisierte Arbeitsschritte. 
  • Reduzierung der Verarbeitungs- und Prozesskosten.
  • Fehlerminimierung durch erhöhten Automatisierungsgrad.
  • Web-Anbindung für Non-SAP User.  
  • Vollständig in SAP integriert

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Optimierung der SAP-Beschaffungsprozesse.

Kosten senken und Prozesse beschleunigen!

In vielen Unternehmen ist für die Einkaufsabteilungen der Verarbeitungsprozess von Bestellungen auch heute noch ein zeitraubender und fehlerbasierter Vorgang. Durch Papier- und E-Mail-Bestellungen, mühsamen Doppelerfassungen sowie aufwändige Rückfragen an den Anforderer und teilweise fehlender Überprüfung der Freigaberichtlinien entsteht ein komplexer und kostenintensiver Prozess. 

Mit maxflow® purchase order werden diese Probleme gelöst und der Beschaffungsprozess wird automatisiert. Mit unserem Bestellworkflow, welcher vollständig in SAP integriert ist, können Bestellungen schneller und effizienter verarbeitet werden. Durch die Workflowunterstützung entstehen transparente und schlanke Abläufe, die für den Benutzer besonders anwenderfreundlich gestaltet sind. Prozesskosten und die Bearbeitungszeiten werden somit auf ein Minimum reduziert.

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Viele namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen vertrauen auf unsere Lösungen.

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Web-Anbindung für Non-SAP User

Damit auch die Bearbeiter, die keinen Zugang zum SAP-System haben, am Workflowprozess teilnehmen können, ist die Freigabe von Bestellungen und die Bearbeitung von Rückfragen auch über die maxflow® portal Integration (Webbrowser) möglich. Bei dieser Web-Anwendung stehen alle zur Bearbeitung notwendigen Informationen und Funktionen zur Verfügung. Die auszuführenden Aufgaben sowie produktübergreifende Informationen werden in einer übersichtlichen Web-Inbox dargestellt. 

Highlights des intelligenten Bestellworkflows

Sie wollen stockende Prozesse, fehlerhafte Verarbeitungsabläufe und fehlende Transparenz aus Ihrem Arbeitsalltag verbannen? Wir haben die Lösung für Sie und optimieren Ihre Bestellverarbeitung bis ins kleinste Detail, so dass Ihr Arbeitsalltag wieder Spaß macht.

  • Durchgängiges Beschaffungsmanagement (Purchase to Pay-Prozess)

    Ab sofort ist Schluss mit Maverick Buying! Mit der Einführung von maxflow® purchase order bei bereits bestehender Installation von maxflow® procurement und maxflow® invoice management wird der gesamte Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbearbeitung sinnvoll ergänzt. Dieser einheitliche und medienbruchfreie Prozess (von Bedarfsmeldung über Bestellung bis hin zur Rechnungsverarbeitung) ist auch bekannt unter Purchase to Pay (P2P). Durch die einheitliche und medienbruchfreie Prozessoptimierung werden u.a. die jeweiligen Abteilungen des Unternehmens entlastet, der Prozess beschleunigt und die Bearbeitungskosten auf ein Minimum reduziert.

    Hier erfahren Sie mehr zum Purchase to Pay-Prozess.

  • Automatisierte Bearbeiterfindung mit Vertreterregelung

    Damit die Bearbeitung bzw. die Freigabe der Bestellung nicht an der Abwesenheit oder Krankheit einzelner Mitarbeiter scheitert, stellt maxflow® purchase order ein ausgereiftes Vertreterkonzept zur Verfügung. Für jeden Mitarbeiter können Vertreter gepflegt werden, die die Aufgaben des Vertretenen übernehmen. Durch die automatisierte Ermittlung der zuständigen Bearbeiter entsteht ein reibungsloser und zeitsparender Verarbeitungsprozess. maxflow® purchase order prüft automatisch welcher Mitarbeiter auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist und verteilt entsprechende Aufgaben. Die zuständigen Bearbeiter können für jeden einzelnen Bearbeitungsschritt vollautomatisiert anhand verschiedenster Kriterien (z.B. Betrag, Buchungskreis, Lieferanten, etc.) ermittelt werden.

  • Flexible Freigabesteuerung

    In vielen Unternehmen sieht die interne Zeichnungsrichtlinie mindestens ein Vier-Augen-Prinzip vor, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Mit maxflow® purchase order können mehrstufige Freigaben (max. acht Freigabestufen) von beliebigen Bearbeitern eingeholt werden. Umfangreiche Customizing-Möglichkeiten realisieren das Einstellen einer nahezu unbegrenzten Vielfalt von Prozessen und Genehmigungsszenarien.

  • Benutzerfreundliche Übersicht

    Der Monitor von maxflow® purchase order beinhaltet verschiedene Auswertungen, die jederzeit einen genauen Überblick über alle Bestellungen ermöglichen, egal ob noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen. Über detaillierte Selektionsmöglichkeiten kann nach Bestellungen gesucht werden.

    Die Ergebnisliste liefert eine Vielzahl an Informationen zum Verlauf und zum aktuellen Status des Bearbeitungsprozesses. Zudem kann der Benutzer in den Prozess eingreifen und Aufgaben direkt ausführen.

  • Vollständige Transparenz

    Um bei den vielen Bearbeitungs- und Freigabeschritten den Überblick zu behalten und im späteren Verlauf alles im Detail nachvollziehen zu können, werden zu jedem Vorgang alle relevanten Informationen in zwei revisionssicheren Protokollen gespeichert. Das Prozessprotokoll enthält Details zum gesamten Bearbeitungsprozess eines Belegs und das Workflowprotokoll ist die technische Ansicht der einzelnen Bearbeitungsschritte im SAP-Workflow.

  • Erinnerungsfunktion und Eskalationsmechanismen

    Für offene Aufgaben werden automatisch E-Mails als Erinnerungsfunktion an die jeweiligen Bearbeiter versendet. Somit entsteht ein reibungsloser Prozessablauf ohne unnötige Verzögerungen. Bei Bedarf ist es zudem jederzeit möglich auch bereits zugewiesene Aufgaben neu zu verteilen oder einzelne Bearbeiter in den Prozess aufzunehmen sowie von der Bearbeitung auszuschließen.

  • Workflownotizen und Rückfragen

    In maxflow® purchase steht eine Notizfunktion zur Verfügung, die in den meisten Bearbeitungsschritten integriert angezeigt wird und aus dem Monitor aufgerufen werden kann. In dieser Notizfunktion kann sowohl Freitext erfasst als auch aus vordefinierten Vorlagetexten gewählt werden.

    Aus allen Aufgaben in maxflow® purchase order können Rückfragen an andere Bearbeiter gestellt werden. Die Rückfrage wird dabei vom Rückfragesteller in Form einer Workflownotiz erfasst. Durch eine Rückfrage wird die eigentliche Aufgabe beendet und eine Rückfrage an den bzw. die ausgewählten Bearbeiter gesendet. Der Rückfrageempfänger kann die Belegdaten einsehen und über die Workflownotiz eine Antwort erfassen. Wenn die Rückfrage abgeschlossen wird, wird die ursprüngliche Aufgabe erneut an den Rückfragesteller gesendet und der Prozess fortgesetzt.

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