Effiziente Bearbeitung von Reisebelegen in SAP
Reiseanträge und -kosten digital erfassen und freigeben.
- Hinzufügen von Reisebelgen durch einfaches Abfotografieren
- Neue Fiori Anwendung für moderne und geräteunabhängige Verarbeitung
- Prozesskostenreduzierung und Fehlerminimierung durch Automatisierung
- Enorme Zeitersparnisse für Vielreisende
- Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
- Vertraute Arbeitsumgebung durch Vollintegration in SAP
Digitalisierte SAP-Reisekostenabrechnungen
Automatisiertes Reisemanagement – leicht, papierlos und transparent.
In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen ein langwieriger Prozess mit vielen manuellen Tätigkeiten. Somit entsteht ein enormer Aufwand Reisedokumente von Hand zu prüfen und freizugeben, sowie die einzelnen Bearbeiter zu koordinieren bzw. bestimmte Freigabekonventionen einzuhalten.
Unser Reisekostenworkflow maxflow® travel management automatisiert und digitalisiert den gesamten Freigabeprozess und es entsteht ein einfaches und übersichtliches Verwalten von Reisedokumenten. Ein schnelles und effizientes Beantragen, Erfassen, Prüfen, Freigeben und Abrechnen von Reisen und Spesenabrechnungen wird problemlos realisiert. Das Verwalten von Reisedokumenten wird somit zum Kinderspiel, welches die Prozesskosten und die Bearbeitungszeiten auf ein Minimum reduziert.
Unsere Referenzkunden
Viele namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen vertrauen auf unsere Lösungen.
Neue Fiori Inbox
Aufgabenübersicht
Unsere neue Benutzeroberfläche in der Fiori App bietet eine moderne, benutzerfreundliche und plattformunabhängige Lösung, die sich flexibel an unterschiedliche Endgeräte wie Smartphones, Tablets und Desktops anpasst. Dadurch ist eine nahtlose Nutzung sowohl im Büro, zu Hause als auch unterwegs möglich. Mit der Einführung der Fiori Inbox erhält das maxflow® travel management eine leistungsstarke und innovative Erweiterung. Diese Anwendung vereint die bewährten Funktionen von maxflow® mit den modernen Möglichkeiten der SAP Fiori Technologie. Die Fiori Inbox bietet zahlreiche hilfreiche Funktionen, die das Erfassen und Bearbeiten von Reiseanträgen und Reisekosten deutlich erleichtern.
Aufgaben-Detailansicht
Neben einer übersichtlichen Eingangssicht aller anstehenden Aufgaben im Reisemanagement, bietet die Detailansicht der einzelnen Aufgabe verschiedene Funktionen. Dazu gehören unter anderem Freigabe, Ablehnung, Rückfragen und Weiterleitung, die individuell angepasst und je nach Bedarf aufgabenabhängig konfiguriert werden können.
In den Freigabeschritten werden eingereichte Reiseanträge oder Reisekostenabrechnungen durch z.B. Vorgesetzte geprüft und freigegeben. Zudem können im Prozess Rückfragen an den Reisenden gestellt werden, Notizen zum Beleg erfasst werden oder weitere Anhänge hochgeladen werden.
Kontakt
Sie möchten mehr zu unseren Lösungen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Beck IT GmbH
Fürstenzeller Str. 60
94036 Passau
Bürozeiten:
Montag bis Freitag
8.00 Uhr bis 17.00 Uhr
Belegerfassung durch Kamerafunktion
Um die Erfassung von Spesenbelegen noch einfacher und effizienter zu gestalten, bietet die Anwendung eine integrierte Kamerafunktion. Beim Hinzufügen von Spesenbelegen, wie etwa Taxibelegen, Hotelrechnungen oder anderen Papierdokumenten, wird automatisch die Kamera des Geräts aktiviert. Der Benutzer kann den physischen Beleg direkt mit der Kamera scannen und dem entsprechenden Spesenbeleg zuordnen. Alternativ können auch bereits gespeicherte Bilddateien oder PDFs aus der Galerie oder dem Dateispeicher des Geräts ausgewählt und den Belegen zugeordnet werden.
Adaptive Steuerung der Prozessschritte
maxflow® travel management ist mit zwei automatisierten Freigabeworkflows ausgestattet. Der erste Workflow ist für Reiseanträge und der zweite Workflow ist für Reisekosten. Es deckt somit den gesamten Reiseprozess vom vorausgegangenen Reiseantrag über die Genehmigung der Spesen bis hin zur Abrechnung der angefallenen Reisekosten ab und verhindert dabei den Verlust von Dokumenten.
Die frei skalier- und erweiterbaren Freigabekonfigurationen von maxflow® travel management ermöglichen ein umfangreiches und individuelles Definieren der einzelnen Freigabeschritte. Die Anzahl der Freigabestufen und die Freigabeberechtigten können beispielsweise abhängig von Personalnummer, Ländergruppierung, Reiseschema usw. konfiguriert werden. Dank des automatisierten Freigabeprozesses entfällt für den Reisenden sowie alle beteiligten Mitarbeiter die umständliche Koordination der Freigeber und Prüfer. maxflow® travel management übernimmt automatisch die Verteilung der Aufgaben an die zuständigen Bearbeiter.
