Effiziente Bearbeitung von Reisebelegen in SAP
Reiseanträge und -kosten digital erfassen und freigeben.
- Prozesskostenreduzierung und Fehlerminimierung durch Automatisierung.
- Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Beschleunigung des Bearbeitungsprozesses.
- Mobile Bearbeitung mit Hilfe von webbasierten Oberflächen.
- Zugang für Non-SAP User.
- Vertraute Arbeitsumgebung durch Vollintegration in SAP.
Digitalisierte SAP-Reisekostenabrechnungen
Automatisiertes Reisemanagement – leicht, papierlos und transparent.
In vielen Unternehmen ist die Verarbeitung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen ein langwieriger Prozess mit vielen manuellen Tätigkeiten. Somit entsteht ein enormer Aufwand Reisedokumente von Hand zu prüfen und freizugeben, sowie die einzelnen Bearbeiter zu koordinieren bzw. bestimmte Freigabekonventionen einzuhalten.
Unser Reisekostenworkflow maxflow® travel management automatisiert und digitalisiert den gesamten Freigabeprozess und es entsteht ein einfaches und übersichtliches Verwalten von Reisedokumenten. Ein schnelles und effizientes Beantragen, Erfassen, Prüfen, Freigeben und Abrechnen von Reisen und Spesenabrechnungen wird problemlos realisiert. Das Verwalten von Reisedokumenten wird somit zum Kinderspiel, welches die Prozesskosten und die Bearbeitungszeiten auf ein Minimum reduziert.
Unsere Referenzkunden
Viele namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen vertrauen auf unsere Lösungen.
Flexible Freigabesteuerung
maxflow® travel management ist mit zwei automatisierten Freigabeworkflows ausgestattet. Der erste Workflow ist für Reiseanträge und der zweite Workflow ist für Reisekosten. Es deckt somit den gesamten Reiseprozess vom vorausgegangenen Reiseantrag über die Genehmigung der Spesen bis hin zur Abrechnung der angefallenen Reisekosten ab und verhindert dabei den Verlust von Dokumenten.
Die frei skalier- und erweiterbaren Freigabekonfigurationen von maxflow® travel management ermöglichen ein umfangreiches und individuelles Definieren der einzelnen Freigabeschritte. Die Anzahl der Freigabestufen und die Freigabeberechtigten können beispielsweise abhängig von Personalnummer, Ländergruppierung, Reiseschema usw. konfiguriert werden. Umfangreiche Customizing-Möglichkeiten realisieren das Einstellen einer nahezu unbegrenzten und unternehmens-spezifischen Vielfalt von Prozessen und Genehmigungsszenarien.
Kontakt
Sie möchten mehr zu unseren Lösungen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Beck IT GmbH
Fürstenzeller Str. 60
94036 Passau
Bürozeiten:
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8.00 Uhr bis 17.00 Uhr
Sammelfreigaben für mehr Effizienz
Durch einen eigenen Sammelprozess ermöglicht unsere Lösung das Zusammenfassen von mehreren Reiseanträgen oder Reisekostenabrechnungen, die beispielsweise innerhalb einer Geschäftsreise angefallen sind. Durch dieses Zusammenfassen von einzelnen Anträgen und Belegen zu einem Kollektiv sowie die anschließende Sammelfreigabe wird der Bearbeitungsaufwand bei der Freigabe auf ein Minimum gesenkt und der Freigabeprozess beschleunigt. Dabei können die Reisedokumenten sowohl im SAP GUI als auch im Web-Browser bearbeitet und freigegeben werden.
Highlights des Reisekostenworkflows
Ab sofort ist Schluss mit langwierigen und holprigen Verarbeitungsprozessen von Reisedokumenten, denn wir haben die perfekte Lösung um Ihr Management für Geschäftsreisen zu digitalisieren und automatisieren.
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Automatische Bearbeiterfindung inkl. Vertreterregelung
Vertreterregeln können während der Abwesenheit eines Mitarbeiters hinterlegt werden, die auch die Einschränkung auf bestimmte Aufgaben des Abwesenden erlauben, so dass der Vertreter nur die Aufgaben erhält, für die er auch berechtigt sein soll. Bei Abwesenheit des nächsten Bearbeiters, erhält der vorab definierte Vertreter automatisch eine Bearbeitungsanforderung. Reiseanträge oder Spesenabrechnungen werden nach der Erfassung automatisch von maxflow® travel management an die verantwortlichen Mitarbeiter zur Prüfung bzw. Freigabe übermittelt. Die jeweiligen Bearbeiter werden im produkteigenen Customizing je nach Aufgabengebiet festgelegt.
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Benutzerfreundliche Übersicht
Der Monitor von maxflow® travel management stellt das zentrale Werkzeug zur genauen Recherche und Analyse (Monitoring) aller verarbeiteten Prozesse und Belege (abgeschlossen oder noch im Umlauf) dar. Sowohl die Reisenden als auch alle am Prozess beteiligten Mitarbeitern können sich jederzeit den aktuellen Freigabe- und Bearbeitungsstatus der Reisebelege sowie alle ausgeführten Bearbeitungsschritte anzeigen lassen. Zudem stehen im Monitor verschiedene Funktionen zur Verfügung, z.B. das Anzeigen von Notizen und Anlagen sowie das Bearbeiten und Löschen von Belegen.
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Vollständige Transparenz
Darüber hinaus kann im Prozessprotokoll lückenlos nachvollzogen werden, welcher Mitarbeiter wann den Antrag bzw. den Beleg erstellt, bearbeitet und freigegeben hat. Die einzelnen Vorgänge sind somit einfach nachvollziehbar und der Freigabefortschritt des Reisebeleges kann bequem ermittelt werden. Zudem wird der Reisende in regelmäßigen zeitlichen Abständen via Infomail über den Freigabestatus seiner Reise informiert.
Nach der Erfassung der Reisedaten wird zudem automatisch ein einheitliches PDF-Dokument mit allen relevanten Informationen generiert. Bei Änderung der Reisedaten wird das Dokument stetig aktualisiert.
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Erinnerungsfunktion
Zu offenen Aufgaben eines Bearbeiters können E-Mails als Erinnerungsfunktion versendet werden. Befinden sich im Eingangskorb eines Bearbeiters zu bearbeitende Workitems, so erhält dieser Bearbeiter eine Nachricht mit einem Hinweis auf die entsprechenden Aufgaben. Darüber hinaus können Eskalationsnachrichten, Benachrichtigungen bei fehlerhaften Workitems und Benachrichtigungen für Vertreter versendet werden.
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Notiz- und Rückfragefunktion
Zu jedem Zeitpunkt des gesamten Freigabeprozesses können wichtige Reisedokumente bzw. eingescannte Rechnungen sowie Notizen und Bemerkungen an den Reisebeleg (auch pro Spesenposition) angehängt und anschließend eingesehen werden.
Um einen Sachverhalt oder eine Frage zu klären verfügt unsere Lösung über eine benutzerfreundliche Rückfragefunktion, bei der Fragen an den Bearbeiter in Form einer Workflownotiz erfasst werden können. Durch eine Rückfrage wird die eigentliche Aufgabe beendet und eine Rückfrage an den bzw. die ausgewählten Bearbeiter gesendet. Der Rückfrageempfänger kann die Belegdaten einsehen und über die Workflownotiz eine Antwort erfassen. Wenn die Rückfrage abgeschlossen wird, wird die ursprüngliche Aufgabe erneut an den Rückfragesteller gesendet und der Prozess fortgesetzt.