Release 100.006.000 und 100.007.000
maxflow® travel management schreitet vor zum neuen Release 100.007.000, welches im Juni 2021 veröffentlicht wurde. Im nachfolgenden Beitrag erläutern wir die Optimierungen und Neuerungen sowohl von der 100.007.000 als auch der späteren 100.006.000 Version.
Nahtloser Übergang zwischen Reiseantrags- und Reisekostenprozess
Ab dem Release 100.006.000 können Reisekostenprozesse automatisch anhand des zuvor freigegebenen Reiseantrags gestartet werden. Zudem ist eine Erfassung der Reisekosten, die während der Reise angefallen sind, mit Hilfe eines eigenen Schrittes innerhalb des Freigabeprozesses möglich.
Die Bearbeiter erhalten zu Reisebeginn für die Erfassung von Reisekosten also automatisch ein Workitem mit der Aufforderung zur Konvertierung des Reiseantrages. Durch die Automatisierung dieser Vorgänge wird sichergestellt, dass jeder genehmigte Reiseantrag im SAP System zu Reisebeginn in eine Reisekostenabrechnung umgewandelt wird. Somit wird das Risiko, dass genehmigte Reiseanträge in Vergessenheit geraten, auf ein Minimum reduziert. Dieser neue Prozessschritt ermöglicht einen automatisierten und nahtlosen Übergang zwischen dem Genehmigungsprozess von Reisen und des darauf basierenden Reisekostenprozesses.
Optimale Unterstützung bei der Spesenerfassung
Für die Spesenerfassung erhalten die Bearbeiter ein Workitem, das bei der Ausführung direkt in die entsprechende Reise springt. Hier muss lediglich das Reiseschema (Geschäftsreise, Aus- oder Inlandsreise, etc.) ausgewählt werden, um die angefallenen Kosten sowie alle weiteren Reisedaten direkt erfassen zu können. Die Kopfdaten der Reise (Reisezeitraum, Reiseziel, Reisender Mitarbeiter, Grund, weitere Ziele, etc.) werden dabei automatisch aus dem Reiseantrag übernommen und müssen nicht erneut erfasst werden.
Falls dem Erfasser noch nicht alle Spesenbelege vorliegen, da die Reise zum Ausführungszeitpunkt des Schrittes beispielsweise noch nicht abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit den Schritt in den Status „Warten auf Unterlagen“ zu versetzen bis alle Belege vorliegen.
Selbstverständlich können Reisekostenprozesse bei Bedarf auch weiterhin (wie bereits aus den älteren Versionen gewohnt) manuell durch das Anlegen der Reisekosten gestartet werden.
Neue F4 Hilfe
Für die Auswahl der Personalnummer wurde eine neue F4-Hilfe eingeführt, welche die Möglichkeit bietet Reisende anhand von Vor- und Nachnamen, Geburtsjahr, Krankenscheindaten, Organisatorischer Zuordnung, Termine, Systembenutzernamen und vielen weiteren Kriterien zu suchen. Zudem steht bei der Einschränkung des Reisedatums ab sofort eine Kalendereingabehilfe zur Verfügung.
Kollektivreisen aus Reiseanträgen oder Reisekosten
Der Sammelfreigabeprozess in maxflow® travel management unterstützt nur die Zusammenfassung einheitlicher Typen. Eine Kollektivreise kann nur aus zusammengefassten Reiseanträgen oder Reisekosten bestehen. Eine Zusammenfassung von Reiseanträgen und Reisekosten innerhalb eines Reisebündels ist nicht möglich. Hierfür wurde eine Auswahlfeldgruppe mit zwei Radiobuttons erstellt, sodass in der Ergebnisliste entweder nur Reiseanträge oder nur Reisekosten (je nach Einstellung) angezeigt werden.
Anbindung SAP Personalstammdatenpflege
Die SAP-Transaktion für die Pflege der Personalstammdaten wird mit diesem Release in das maxflow® travel management Customizing integriert. Der neue Customizing Punkt ist im Installationsbereich zu erreichen. Somit können Personaldaten zentral aus maxflow® travel management gepflegt werden.
… und vieles mehr
Neben diesen Highlights wurden auch diverse kleine Änderungen und Korrekturen in den neuen Versionen vorgenommen um maxflow® travel management weiter zu verbessern.