Release 100.006.000 et 100.007.000
maxflow® travel management progresse vers le nouveau Release 100.007.000, qui a été publié en juin 2021. Dans l'article suivant, nous expliquons les optimisations et les nouveautés tant de la version 100.007.000 que de la version 100.006.000 ultérieure.
Transition transparente entre le processus de demande de voyage et celui des frais de voyage
À partir du site Release 100.006.000, les processus de frais de déplacement peuvent être lancés automatiquement sur la base de la demande de déplacement préalablement validée. En outre, il est possible de saisir les frais de déplacement engagés pendant le voyage à l'aide d'une étape spécifique dans le processus de validation.
Au début du déplacement, les agents reçoivent donc automatiquement un work item pour la saisie des frais de déplacement, avec une demande de conversion de la demande de déplacement. L'automatisation de ces processus garantit que chaque demande de déplacement approuvée est convertie en frais de déplacement dans le système SAP au début du déplacement. Ainsi, le risque que les demandes de déplacement approuvées soient oubliées est réduit au minimum. Cette nouvelle étape du processus permet une transition automatisée et transparente entre le processus d'approbation des déplacements et le processus de gestion des frais de déplacement qui en découle.
Un soutien optimal pour la saisie des frais
Pour la saisie des frais, les gestionnaires reçoivent un work item qui passe directement au déplacement correspondant lors de l'exécution. Il suffit ici de sélectionner le schéma de déplacement (déplacement professionnel, déplacement à l'étranger ou à l'intérieur du pays, etc.) pour pouvoir saisir directement les frais encourus ainsi que toutes les autres données de déplacement. Les données d'en-tête du déplacement (période de déplacement, destination, salarié en déplacement, motif, autres destinations, etc.
Si la personne qui saisit les données ne dispose pas encore de tous les justificatifs de frais, par exemple parce que le voyage n'est pas encore terminé au moment de l'exécution de l'étape, il est possible de faire passer l'étape au statut "En attente de documents" jusqu'à ce que tous les justificatifs soient disponibles.
Bien entendu, les processus de frais de déplacement peuvent toujours être lancés manuellement en cas de besoin (comme c'était déjà le cas dans les anciennes versions) en créant les frais de déplacement.
Nouvelle aide F4
Pour la sélection du matricule, une nouvelle aide F4 a été introduite, qui offre la possibilité de rechercher des voyageurs à l'aide du prénom et du nom, de l'année de naissance, des données du certificat de maladie, de l'affectation organisationnelle, des dates, du nom d'utilisateur du système et de nombreux autres critères. De plus, une aide à la saisie du calendrier est désormais disponible lors de la limitation de la date de voyage.
Déplacements collectifs à partir de demandes de déplacement ou de frais de déplacement
Le processus de validation collective dans maxflow® travel management ne prend en charge que le regroupement de types uniformes. Un déplacement collectif ne peut être constitué que de demandes de déplacement ou de frais de déplacement regroupés. Il n'est pas possible de regrouper des demandes de voyage et des frais de voyage au sein d'un groupe de voyages. Un groupe de champs de sélection avec deux boutons radio a été créé à cet effet, de sorte que la liste des résultats affiche soit uniquement les demandes de voyage, soit uniquement les frais de voyage (selon le paramétrage).
Connexion à la gestion des données de base du personnel SAP
La transaction SAP pour la gestion des données de base du personnel est intégrée avec ce Release dans le Customizing maxflow® travel management . Le nouveau point du Customizing est accessible dans la zone d'installation. Ainsi, les données du personnel peuvent être gérées de manière centralisée depuis maxflow® travel management .
... et bien plus encore
Outre ces points forts, diverses petites modifications et corrections ont été apportées dans les nouvelles versions afin d'améliorer encore maxflow® travel management .