Bestellanforderungsworkflow (BANF)

maxflow® procurement

Bestellanforderungen in SAP

Digitale BANF: Mehr Transparenz und Effizienz im Einkaufsprozess. 

  • Beschleunigung des Beschaffungsprozesses durch automatisierte Arbeitsschritte. 
  • Reduzierung der Prozesskosten.
  • Optimale Transparenz und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte. 
  • Bequeme Erfassung durch Integration von Katalogen und Online-Shops.
  • Web-Anbindung für Non-SAP User. 
  • Vollständig in SAP integriert

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Durchgängig effiziente Beschaffungsprozesse.

Für die Einkaufsabteilungen in vielen Unternehmen ist der Prozess der Verarbeitung von Bestellanforderungen und Investitionsanträgen auch heute noch ein zeitraubender Vorgang. Die Bearbeitung eines Beschaffungsantrags ist mit hohen Kosten verbunden, dauert lange und der Prozess ist teilweise uneinheitlich geregelt. Darüber hinaus ist eine Nachverfolgung des Beschaffungsantrags sehr umständlich.

Unsere Software-Lösung maxflow® procurement behebt diese Probleme und automatisiert den Prozess. Es entstehen schlanke und effiziente Prozessabläufe, die den Einkauf massiv entlasten und die Bearbeitungs- und Liegezeiten wird auf ein Minimum reduzieren. Wir optimieren und verkürzen Ihre Arbeitsabläufe optimal ohne an Struktur und Orientierung zu verlieren. Unser Produkt lässt sich individuell auf jegliche Kundenbedürfnisse anpassen, wodurch eine maßgeschneiderte Lösung entsteht. Dabei achten wir besonders auf höchste Usability und schnelle Umsetzungen.

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Smarte Erfassung und Lieferantenkataloge

Die Anwender arbeiten in ihrer gewohnten Systemumgebung und können die Bedarfsdaten entweder bequem im SAP-System (SAP-User) oder über benutzerfreundliche Webseiten (Non SAP-User) erfassen. Dabei können Katalogsysteme oder Web-Shops über eine OCI-Schnittstelle angebunden werden. Die dort eingekauften Waren aus dem Einkaufskorb werden automatisch in eine SAP-Bestellanforderungen übernommen. Auch ohne die Integration von Katalogsystemen können klassische Material- und Freitext-Positionen erfasst werden.

Durch die Nutzung unserer produkteigenen Erfassungsmaske (BIT-BANF) lässt sich die Bestellanforderung auf benutzerfreundliche Weise erfassen und der Prozess deutlich flexibler gestalten. Diese werden nach Abschluss der Freigabe in eine SAP-Bestellanforderung umgewandelt, um im regulären Beschaffungsprozess von SAP verwendet werden zu können.

Highlights des smarten BANF-Workflows

BANFen sind auch bekannt unter: Bedarfsmeldung, Bedarfsanforderung, Beschaffungsantrag, Bestellanforderung, etc.

Digitalisieren Sie Ihr Beschaffungsmanagement und sparen wertvolle Ressourcen im strategischen Einkauf durch effiziente Prozesse, denn eine komplexe und zeitaufwendige Verarbeitung gehört der Vergangenheit an.

  • Durchgängiges Beschaffungsmanagement (Purchase to Pay-Prozess)

    Ab sofort ist Schluss mit Maverick Buying! Mit der Einführung von maxflow® procurement bei bereits bestehender Installation von maxflow® purchase order und maxflow® invoice management wird der gesamte Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbearbeitung sinnvoll ergänzt. Dieser einheitliche und medienbruchfreie Prozess (von Bedarfsmeldung über Bestellung bis hin zur Rechnungsverarbeitung) ist auch bekannt unter Purchase to Pay (P2P). Durch die einheitliche und medienbruchfreie Prozessoptimierung werden u.a. die jeweiligen Abteilungen des Unternehmens entlastet, der Prozess beschleunigt und die Bearbeitungskosten auf ein Minimum reduziert.

    Hier erfahren Sie mehr zum Purchase to Pay-Prozess.

  • Automatisierte Bearbeiterfindung mit Vertreterregelung

    Einer der wichtigsten Bereiche im Bearbeitungs- und Freigabeprozess ist die Ermittlung der zuständigen Bearbeiter. maxflow® procurement prüft automatisch welcher Mitarbeiter auf welcher Stufe freigabeberechtigt ist und verteilt entsprechende Aufgaben. Damit die Bearbeitung nicht an der Abwesenheit oder Krankheit einzelner Mitarbeiter scheitert, stellt maxflow® procurement ein ausgereiftes Vertreterkonzept zur Verfügung. Für jeden Mitarbeiter können Vertreter gepflegt werden, die die Aufgaben des Vertretenen übernehmen.

  • Flexible Freigabesteuerung

    In den meisten Unternehmen sieht die interne Zeichnungsrichtlinie für die Freigabe von Bestellanforderungen mindestens ein Vier-Augenprinzip vor. Mit maxflow® procurement können verschiedene und mehrstufige Freigabeabläufe eingestellt werden, die von verschiedenen Kriterien (z.B. Preis, Warengruppe, Werk, etc.) abhängig sein können. Umfangreiche Customizing-Möglichkeiten realisieren das Einstellen einer nahezu unbegrenzten Vielfalt von Prozessen und Genehmigungsszenarien.

  • Benutzerfreundliche Übersicht

    Der Monitor von maxflow® procurement bietet allen Prozessbeteiligten die Möglichkeit, bearbeitete Belege und Prozesse aufzurufen und zu analysieren – es kann beispielsweise der Bearbeitungs- und Freigabestatus der BANF lückenlos nachverfolgt werden. Eine eigene Analyse liefert eine benutzerfreundliche Übersicht über alle BANFen (abgeschlossen oder noch im Umlauf).

  • Vollständige Transparenz

    Um später noch alle Schritte eines Bestellvorgangs im Detail nachvollziehen zu können, werden zu jedem Vorgang alle relevanten Informationen in zwei revisionssicheren Protokollen gespeichert. Das Prozessprotokoll enthält Details zum gesamten Bearbeitungsprozess eines Belegs. Das Workflowprotokoll ist die technische Ansicht der einzelnen Bearbeitungsschritte im SAP-Workflow.

  • Erinnerungsfunktion

    Für einen reibungslosen Prozessablauf ohne unnötige Verzögerungen werden Eskalationsmechanismen für offene Aufgaben automatisch per E-Mail als Erinnerungsfunktion versendet. Bei Bedarf ist es zudem jederzeit möglich auch bereits zugewiesene Aufgaben neu zu verteilen oder einzelne Bearbeiter in den Prozess aufzunehmen sowie von der Bearbeitung auszuschließen.

  • Workflownotizen und Rückfragen

    In maxflow® procurement steht eine Notizfunktion zur Verfügung, die in den meisten Bearbeitungsschritten integriert angezeigt wird und aus dem Monitor aufgerufen werden kann. In dieser Notizfunktion kann sowohl Freitext erfasst als auch aus vordefinierten Vorlagetexten gewählt werden.

    Aus allen Aufgaben in maxflow® procurement können Rückfragen an andere Bearbeiter gestellt werden. Die Rückfrage wird dabei vom Rückfragesteller in Form einer Workflownotiz erfasst. Durch eine Rückfrage wird die eigentliche Aufgabe beendet und eine Rückfrage an den bzw. die ausgewählten Bearbeiter gesendet. Der Rückfrageempfänger kann die Belegdaten einsehen und über die Workflownotiz eine Antwort erfassen. Wenn die Rückfrage abgeschlossen wird, wird die ursprüngliche Aufgabe erneut an den Rückfragesteller gesendet und der Prozess fortgesetzt.

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