Rechnungsworkflow

maxflow® invoice management

Automatisierte
Rechnungsbearbeitung in SAP

Digitaler Rechnungsworkflow – schnell, transparent, benutzerfreundlich

  • Enorme Reduzierung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten. 
  • Maximale Transparenz über die gesamte Verarbeitung.
  • Steigerung der Skontoerlöse und effiziente Fristenerinnerung.
  • Mobile und ortsunabhängige Rechnungsbearbeitung. 
  • Vollständig in SAP integriert und mehrfach SAP zertifiziert.

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19

Jahre Erfahrung

356

Produkt- installationen

unbegrenzte

Customizing- Möglichkeiten

4

SAP- Zertifikate

Rechnungsworkflow durchgängig digitalisieren.

Optimieren Sie Ihre Prozesse im Rechnungswesen mit maxflow® invoice management.

In vielen Unternehmen ist, trotz des umfangreichen Personaleinsatzes, eine zeitnahe und fehlerfreie Bearbeitung der großen Anzahl täglicher Eingangsrechnungen nicht sichergestellt. Die papierbasierte Rechnungsbearbeitung ist darüber hinaus mit hohen Kosten und langen Durchlaufzeiten verbunden. Zudem fehlt die notwendige Transparenz um den Prozess nachvollziehen zu können.  

Unser automatisierte Prüf- und Freigabeworkflow für Eingangsrechnungen löst diese Probleme. Mit maxflow® invoice management stellen wir Ihnen eine moderne Software-Lösung zur Verfügung, welche mögliche Skontoverluste vermeidet, das Freigabeverfahren um ein Vielfaches beschleunigt und den Bearbeitungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Die Verarbeitung erfolgt vollständig digital – ohne Papier, ohne Hauspost, ohne Kopien, ohne Ablageordner. Sämtliche Belegdaten werden digital erfasst und automatisiert weiterverarbeitet und sind auf Knopfdruck verfügbar. Trotz automatisierter Verarbeitung bleibt maximale Transparenz und Kontrolle über den Prozess gewährleistet. Darüber hinaus kann der Verarbeitungsprozess über benutzerfreundliches Customizing individuell auf die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden. 

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Viele namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen vertrauen auf unsere Lösungen.

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Für maximale Performance Ihrer Verarbeitungsprozesse.

100% digital und keine Medienbrüche!

Um die Durchlaufzeiten der Rechnungsbelege weiter zu optimieren und zu beschleunigen, bietet unsere Lösung eine mobile und ortsunabhängige Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen an. Die Freigeber können wahlweise im SAP GUI, im Webbrowser (z.B. für Non SAP User) oder auf beliebigen mobilen Endgeräten mittels der Fiori-App/UI5 die Rechnungen bearbeiten. Die Verarbeitungsprozesse erfolgen also komfortabel entweder auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet. Selbstverständlich stehen in allen drei Oberflächen sowohl die positionsgenaue Prüfung und Freigabe als auch alle zur Bearbeitung wichtigen Funktionen zur Verfügung. Zudem können alle Oberflächen benutzerindividuell angepasst werden.

Flexible Freigabesteuerung

Bei der Verarbeitung von MM- und FI-Rechnungen sowie von Gutschriften können mehrstufige Freigabeabläufe abgebildet werden, die von verschiedenen Rechnungsmerkmalen (z.B. Betrag, Buchungskreis, Kostenstellen) abhängig sein können. Die Art und Anzahl der zu durchlaufenden Stufen lassen sich variabel festlegen, denn einfache und umfangreiche Customizing-Möglichkeiten realisieren das Einstellen einer nahezu unbegrenzten und unternehmensspezifischen Vielfalt von Prozessen und Genehmigungsszenarien. Im Standard-Customizing unseres Produktes kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass immer ein Vier-Augen-Prinzip gewahrt wird.

Highlights des Rechnungsworkflows

Rechnungsverarbeitung in SAP leicht gemacht – sparen Sie wertvolle Ressourcen bei der Rechnungsverarbeitung und lassen Sie uns Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten und die lange Suche nach Rechnungen, versäumte Skontofristen und die damit verbundene Frustration gehören dann der Vergangenheit an. 

  • Manuelle vs. automatisierte Rechnungsverarbeitung

    Sie möchten zunächst erfahren, ob sich die Einführung einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen lohnt und welche Vorteile ein digitaler Verarbeitungsprozess hat? Dann ist unser Blogbeitrag genau das Richtig für Sie!

  • Automatische Bearbeiterfindung

    Einer der wichtigsten Bestandteile des Workflows ist die vollautomatisierte Bearbeiterermittlung. Anhand der Belegdaten (z.B. Beträge, Belegart, etc.) können die Bearbeiter im Workflow flexibel hinterlegt werden, so dass alle einzelnen Aufgaben im Freigabeprozess dem zuständigen Bearbeiter automatisch zugestellt werden. 

    Bei Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Geschäftsmeeting, etc.) des zugewiesenen Bearbeiters, erhält der vorab definierte Vertreter automatisch eine Bearbeitungsanforderung. Für jeden Mitarbeiter können Vertreter gepflegt werden, die die Aufgaben des Vertretenen übernehmen.

  • Vollständige Transparenz

    maxflow® invoice management verfügt über ein detailliertes Prozessprotokoll, indem zu jedem Bearbeitungsschritt festgehalten wird wann und wer als zuständiger Bearbeiter die Möglichkeit zur Ausführung hatte. Außerdem werden zu den verschiedenen Bearbeitungsschritten viele weitere relevante Aktivitäten, wie z.B. erfolgte Freigaben protokolliert, so dass der gesamte Verarbeitungsprozess rekonstruierbar ist. Dieses Protokoll wird im PDF-Format per ArchiveLink im Archiv abgelegt.

  • Monitor („Rechnungseingangsbuch“)

    Der Monitor von maxflow® invoice management stellt das zentrale Werkzeug zur genauen Recherche und Analyse (Monitoring) aller verarbeiteten Prozesse und Belege dar. Alle von maxflow® invoice management bearbeiteten Rechnungen (vorerfasste und gebuchte Belege) werden also zentral im Monitor angelegt, über den zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Bearbeitungs- bzw. Freigabestatus einer beliebigen Rechnung eingesehen werden kann. Im Rechnungseingangsbuch stehen diverse Funktionen zur Verfügung, z.B. das Anzeigen von Notizen und Anlagen, das Bearbeiten und Löschen von Belegen sowie der Absprung in den SAP-Rechnungsbeleg. 

    Darüber hinaus können im Monitor zahlreiche Spalten benutzerindividuell ein- und ausgeblendet werden, wie z.B. der Kreditor, der Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum, den oder die aktuellen Bearbeiter und Freigeber sowie zahlreiche weitere Informationen.

  • Erinnerungsfunktion

    Für offene Aufgaben werden automatisch E-Mails als Erinnerungsfunktion versendet, in der u.a. auch die Skontoanzeige enthalten ist. Betreff und Inhalt der Mail können kundenindividuell angepasst werden, ebenso wie die Häufigkeit der Mails und die Anzahl von Mails zu einer Aufgabe. In der maxflow® invoice management Inbox wird eine Skontoampel angezeigt, die den Bearbeiter entsprechend einer angegebenen Frist (z.B. 3 Tage vor Ablauf) vor drohenden Skontoverlusten warnt.

  • Produkteigene Inbox statt SAP Business Workplace

    Die Monitor Inbox von maxflow® invoice management dient als intelligente Alternative für den SAP Business Workplace. Unsere produkteigene Inbox ist ein benutzerfreundlicher Eingangskorb sowie ein Analysewerkzeug für alle Aufgaben, die dem Bearbeiter aktuell zugeordnet sind. Die Aufgabenliste in der Monitor Inbox bietet eine Vielzahl an Informationen und Funktionen, die die Bearbeitung aller Aufgaben erleichtern und optimieren. Selbstverständlich kann wahlweise auch der SAP Business Workplace verwendet.

Unsere smarten SAP Add-Ons

Add-On:

maxflow® invoice management G/L

Mit diesem Add-On können Sachkontenbelege innerhalb eines Workflowprozesses benutzerfreundlich und schnell geprüft und freigegeben werden.

Add-On:

maxflow® interface eRechnung

maxflow® interface eRechnung ermöglicht eine bequeme Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD- und xRechnungen) in SAP.

Add-On:

maxflow® interface EDI

Mit der Erweiterung maxflow® interface EDI ist es möglich Rechnungen zwischen SAP-Systemen elektronisch und schnell auszutauschen.

Add-On:

maxflow® interface interne Verrechnung

Ein effizienter und digitalisierter Rechnungsaustausch zwischen Buchungskreisen ist mit unserem Add-On maxflow® interface interne Verrechnung möglich.

Add-On:

maxflow® interface sales order

Mit maxflow® interface sales order können Kundenaufträge komfortabel in SAP empfangen und verarbeitet werden.

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