Comparaison du traitement manuel et automatisé des factures
Le traitement manuel des factures
Le déroulement actuel dans l'entreprise :
Dans l'idéal, la facture parvient directement au service financier de l'entreprise concernée par voie postale et son intégralité est vérifiée. En raison du traitement basé sur le papier, les factures sont envoyées soit en personne, soit par courrier interne à l'agent responsable (valideur). Si, par hasard, ce collaborateur est en vacances ou malade, ce processus est inutilement retardé et il peut s'écouler plusieurs jours avant que le traitement ne se poursuive. Dans la plupart des cas, jusqu'à ce qu'il y ait une validation définitive et la comptabilisation qui s'ensuit, l'escompte a expiré, car les délais de paiement n'ont pas pu être respectés.
Dans la vie quotidienne des entreprises, ces processus manuels sont encore plus complexes que ceux présentés ici.
"Pains" pour les employés :
- Le temps pour d'autres tâches est supprimé
- Processus bloqués en cas d'absence d'un collaborateur pour cause de maladie ou de vacances
- Peu de transparence et longues recherches de factures dispersées dans l'entreprise
- Frustration fréquente, car les délais de paiement ne peuvent pas être respectés
- Situation tendue, car il est souvent impossible d'identifier l'agent ou le représentant responsable.
"Pains" pour l'entreprise :
- Processus très exposé aux erreurs en raison de nombreuses activités manuelles
- Frais de personnel et de traitement élevés (impression, papier, frais de port et d'expédition)
- Manque de transparence dans le processus de traitement
- Pas d'utilisation effective de l'escompte possible
- Traitement fastidieux des factures papier (tri, saisie manuelle dans le système, transmission par courrier interne, retard dû à la maladie ou aux vacances, etc.)
- De nombreuses copies de factures circulent dans l'entreprise
- Il existe des ruptures de médias (p. ex. imprimer des factures E-mail)
Le traitement automatisé des factures
La nouvelle et intelligente procédure dans l'entreprise :
La première et donc la plus grande différence par rapport au traitement manuel est que la facture est directement scannée après sa réception et lue par un OCR. Sinon, la facture peut également être saisie manuellement dans le système ERP pour un traitement numérique ultérieur. Cela évite de passer d'un bureau à l'autre, car la facture est désormais transmise automatiquement par voie numérique au sein du système à la personne responsable. Toutes les étapes de traitement, comme la vérification, la validation, les questions, la comptabilisation, etc. ont lieu directement dans le système. Les remplacements de vacances et les cas de maladie spontanés sont définis dans le système et sont exécutés automatiquement, sans que la facture ne reste en suspens pendant une longue période. Le service financier obtient un aperçu détaillé de toutes les factures qui se trouvent dans l'entreprise grâce à un livre d'entrée de factures numérique.
Avantages pour les employés :
- Les relations entre les collaborateurs sont plus détendues et plus harmonieuses
- Les collaborateurs gardent une vue d'ensemble de toutes les factures
- La recherche de factures appartient au passé
- Les délais de paiement peuvent être respectés sans problème
- Finis les reproches et la frénésie en cas de maladie ou de jours de congé
Avantages pour l'entreprise :
- Taux d'erreur réduit grâce à de nombreuses étapes automatisées (p. ex. contrôles des doublons)
- Énormes économies de temps et d'argent grâce au traitement numérique
- Les employés peuvent être affectés à d'autres tâches
- Les temps de transport et d'immobilisation sont réduits au minimum
- Une utilisation efficace de l'escompte est possible
- Transparence totale sur les factures dans l'entreprise
Conclusion : l'introduction d'un traitement automatisé des factures en vaut la peine !
