Solution de workflow dans SAP ou en dehors ?

Vous avez reçu la mission de trouver une nouvelle solution de workflow pour votre entreprise, qui doit répondre aux processus spécifiques de votre entreprise ainsi qu'aux exigences individuelles? Dans ce cas, en tant que chef de projet, vous rassembleriez tous les critères des différents services (par ex. achats, informatique, comptabilité, etc.) auxquels le nouveau logiciel devrait répondre afin de surmonter les "pains" et les obstacles actuels . Une analyse succincte de la situation actuelle est suivie d'une planification détaillée du concept de solution, de la procédure ainsi que des conditions générales.  

Lors de la planification du projet et de l'élaboration des détails, vous vous êtes certainement déjà posé la question de savoir s'il était plus judicieux d'utiliser un logiciel placé en amont avec une communication externe avec le système ou une solution entièrement intégrée. C'est exactement la même question que nous nous sommes posée lors de la conception de nos produits et nous avons soigneusement pesé les avantages et les inconvénients. Nous sommes ainsi parvenus à la conclusion que les entreprises qui utilisent déjà un système SAP travaillent aussi plus efficacement avec une solution de workflow intégrée SAP.

Mais quels sont les arguments qui parlent en sa faveur ? Nous vous présentons ci-dessous les principaux critères qui se sont dégagés de notre analyse :

• Aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire.
• Les données du système SAP sont disponibles en temps réel.
• Grâce au look & feel SAP, les utilisateurs se retrouvent dans leur environnement de travail familier.
• Cela garantit une introduction rapide ainsi qu'une formation réduite.
• Les utilisateurs non SAP peuvent participer au processus par le biais d'interfaces web.
• Moins d'efforts pour les mécanismes de sécurité, les autorisations et la gestion des utilisateurs.
• Un Customizing étendu des produits, analogue au Customizing standard de SAP, est possible.
• Les certifications SAP règlent la mise en œuvre technique et garantissent la compatibilité.
• Pas de problème d'interface entre la solution et le système SAP.
• Pérennité de l'investissement et de l'avenir grâce au développement et à l'adaptation aux versions SAP.

Bien entendu, une solution logicielle placée en amont d'un système SAP a aussi ses avantages. D'après notre expérience, il n'y a pas de caractéristique unique convaincante qui se démarque de la solution intégrée. Et si votre entreprise a tout de même opté pour une solution système externe, nous souhaitons vous donner quelques points à prendre en compte lors du choix du fournisseur :

• Le fournisseur est-il spécialisé dans un système ERP particulier ? Existe-t-il des connaissances d'expert pour SAP ?
• Ai-je besoin de mon propre matériel ou celui-ci est-il mis à disposition par le fournisseur ?
• Quelles sont les limites des logiciels en amont ?
• Le fournisseur développe-t-il régulièrement le produit ?
• Comment s'effectue la communication avec SAP et d'autres systèmes ERP ?
• Des licences d'utilisateurs SAP sont-elles supprimées ou y a-t-il une utilisation indirecte ?
• Une certaine sécurité informatique est-elle assurée ?
• Le fournisseur peut-il présenter des certifications ?

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