Release 200.009.000
Pour la version Release 200.009.000 de maxflow® purchase order, que nous avons publiée en avril 2022, nous avons procédé à diverses petites modifications et corrections en plus des fonctions suivantes.
Classement par ordre de priorité des documents
Dans les différentes étapes de traitement et dans le moniteur de maxflow® purchase order , il est désormais possible d'attribuer manuellement une priorité aux documents. Les priorités "Normal", "Élevé" et "Très élevé" sont disponibles. En définissant une priorité, les collaborateurs compétents peuvent voir quels documents doivent être traités en priorité.
La priorité est définie pour l'ensemble du document, c'est-à-dire pour toutes les étapes de traitement, et peut être modifiée à tout moment. Si une priorité a été définie, la ligne correspondante est colorée dans la liste des résultats du moniteur en fonction de sa priorité - en rouge pour une priorité "très élevée", en jaune pour une priorité "élevée" et sans couleur propre pour une priorité "normale". En outre, un message relatif à la priorité s'affiche lors de l'exécution d'une tâche.
Outre la définition manuelle de la priorité dans le moniteur et les étapes de traitement, la priorité peut également être définie automatiquement par l'escalade.
Optimisation de la gestion des escalades
La fonction d'escalade existante dans maxflow® purchase order a été remaniée et permet désormais différents mécanismes de contrôle pour une escalade ciblée des documents et des différentes étapes de traitement. La nouvelle gestion de l'escalade permet de surveiller et d'escalader de manière ciblée le temps de traitement des différentes étapes ainsi que le respect des délais de livraison. En outre, elle améliore les temps de traitement des commandes critiques.
Date de livraison
En cas de risque de dépassement de la date de livraison, une escalade peut être activée. Dans les paramètres dépendants de la division, il est possible de définir à cet effet un délai d'avertissement en jours pour le délai de livraison par division. Lorsque ce délai d'alerte est atteint, par exemple trois jours avant que le dernier délai de commande (date de livraison - délai d'approvisionnement) ne soit atteint, la priorité est définie comme "élevée" dans un premier niveau d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un responsable de l'escalade (par ex. un supérieur) sont informés par e-mail. Si le dernier délai de commande effectif ou la date de livraison visée est atteint(e), la priorité est fixée à "très élevée" lors de la deuxième étape d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un autre responsable de l'escalade sont à nouveau informés par e-mail.
Temps de traitement
Outre la surveillance de la date de livraison, une escalade peut également être lancée en cas de dépassement du temps de traitement. Pour chaque étape de traitement, il est possible de définir le temps de traitement maximal en jours dans la configuration des étapes du processus. Si 75% du temps de traitement maximal indiqué est dépassé, la priorité de l'étape est définie comme "élevée" lors d'une première étape d'escalade et les agents actuels ainsi qu'un agent d'escalade compétent (par ex. supérieur) sont informés par e-mail. Si le temps de traitement maximal est dépassé, la priorité est fixée à "très élevée" au deuxième niveau d'escalade et les responsables actuels ainsi qu'un autre responsable de l'escalade sont à nouveau informés par e-mail.
Calendrier d'usine
Pour le calcul du délai d'avertissement pour la date de livraison ainsi que pour le délai de traitement maximal, il est possible de définir un calendrier d'entreprise par division afin que les week-ends et les jours fériés soient correctement pris en compte.
Destinataire de l'escalade
Les destinataires des deux niveaux d'escalade peuvent être définis de manière flexible à l'aide d'un espace tableau. La détermination des destinataires peut ainsi être contrôlée, par exemple, à l'aide des données du document, comme la société ou le fournisseur, mais aussi à l'aide des agents actuels. Il est en outre possible de définir un délai d'attente entre les e-mails d'escalade.
Définition des priorités
La priorité d'une tâche, c'est-à-dire "normale", "élevée" ou "très élevée", est indiquée aux agents responsables dans le moniteur maxflow® purchase order , afin que les agents puissent traiter leurs tâches en fonction de leur priorité.
... et bien plus encore
Outre ces points forts, diverses petites modifications et corrections ont été apportées dans les nouvelles versions afin d'améliorer encore maxflow® purchase order .