Release 200.009.000
Für das Release 200.009.000 von maxflow® purchase order, welches wir im April 2022 veröffentlicht haben, haben wir neben den nachfolgenden Funktionen auch diverse kleine Änderungen und Korrekturen vorgenommen.
Priorisierung der Belege
In den einzelnen Bearbeitungsschritten und im Monitor von maxflow® purchase order können Belege nun manuell mit einer Priorität versehen werden. Es stehen die Prioritäten „Normal“, „Hoch“ und „Sehr hoch“ zur Verfügung. Durch Setzen einer Priorität können die zuständigen Bearbeiter erkennen welche Belege vordringlich zu bearbeiten sind.
Die Priorität wird für den gesamten Beleg, also alle Bearbeitungsschritte, gesetzt und kann jederzeit wieder geändert werden. Wurde eine Priorität gesetzt, wird in der Ergebnisliste des Monitors die jeweilige Zeile entsprechend ihrer Priorität eingefärbt – bei Priorität „Sehr hoch“ rot, bei Priorität „Hoch“ gelb und bei Priorität „Normal“ ohne eigene Farbe. Außerdem wird bei Ausführung einer Aufgabe eine Meldung zur Priorität angezeigt.
Neben dem manuellen Setzen der Priorität im Monitor und den Bearbeitungsschritten, kann die Priorität auch automatisch durch die Eskalation gesetzt werden.
Optimierung des Eskalationsmanagements
Die bestehende Eskalationsfunktion in maxflow® purchase order wurde überarbeitet und ermöglicht nun verschiedene Steuerungsmechanismen für eine gezielte Eskalation von Belegen und einzelnen Bearbeitungsschritten. Mit dem neuen Eskalationsmanagement kann die Bearbeitungszeit einzelner Schritte sowie die Einhaltung von Lieferzeiten gezielt überwacht und eskaliert werden. Darüber hinaus verbessert es die Durchlaufzeiten von kritischen Bestellungen.
Lieferdatum
Bei einer drohenden Überschreitung des Lieferdatums kann eine Eskalation aktiviert werden. In den werksabhängigen Einstellungen kann dazu pro Werk eine Warnfrist in Tagen für die Lieferzeit definiert werden. Bei Erreichen dieser Warnfrist, z.B. drei Tage vor Erreichen der spätesten Bestellzeit (Lieferdatum – Beschaffungszeit), wird in einer ersten Eskalationsstufe die Priorität auf „hoch“ gesetzt und sowohl die aktuellen Bearbeiter als auch ein zuständiger Eskalationsbearbeiter (z.B. Vorgesetzter) per Mail informiert. Wird die tatsächliche späteste Bestellzeit oder das angepeilte Lieferdatum erreicht, wird in der zweiten Eskalationsstufe die Priorität auf „sehr hoch“ gesetzt und wiederum die aktuellen Bearbeiter und ein weiterer Eskalationsbearbeiter per Mail informiert.
Bearbeitungszeit
Neben der Überwachung des Lieferdatums kann auch bei Überschreitung der Bearbeitungszeit eine Eskalation gestartet werden. Für jeden Bearbeitungsschritt kann in der Konfiguration der Prozessschritte die maximale Bearbeitungszeit in Tagen definiert werden. Werden 75% der angegebenen maximalen Bearbeitungszeit überschritten, wird in einer ersten Eskalationsstufe die Priorität des Schrittes auf „hoch“ gesetzt und sowohl die aktuellen Bearbeiter als auch ein zuständiger Eskalationsbearbeiter (z.B. Vorgesetzter) per Mail informiert. Nach Überschreitung der maximalen Bearbeitungszeit wird in der zweiten Eskalationsstufe die Priorität auf „sehr hoch“ gesetzt und wiederum die aktuellen Bearbeiter und ein weiterer Eskalationsbearbeiter per Mail informiert.
Fabrikkalender
Für die Berechnung der Warnfrist für Lieferdatum sowie für die maximale Bearbeitungszeit kann pro Werk ein Fabrikkalender hinterlegt werden, damit Wochenenden und Feiertage korrekt berücksichtigt werden.
Eskalationsempfänger
Die Empfänger der beiden Eskalationsstufen können über einen Tabellenbereich flexibel definiert werden. Die Ermittlung der Empfänger kann dadurch z.B. anhand von Belegdaten, wie Buchungskreis oder Kreditor, aber auch anhand der aktuellen Bearbeiter gesteuert werden. Außerdem ist es möglich eine Wartezeit zwischen Eskalationsmails zu definieren.
Priorisierung
Die Priorität einer Aufgabe, also „normal“, „hoch“ oder „sehr hoch“, wird den zuständigen Bearbeitern im maxflow® purchase order Monitor angezeigt, damit die Bearbeiter ihre Aufgaben entsprechend ihrer Priorität abarbeiten können.
… und vieles mehr
Neben diesen Highlights wurden auch diverse kleine Änderungen und Korrekturen in den neuen Versionen vorgenommen um maxflow® purchase order weiter zu verbessern.