L'obligation de facturation électronique arrive : traitement des factures électroniques dans le système SAP

Jusqu'à présent, l'obligation d'utiliser des factures électroniques (e-factures) ne s'appliquait que dans le cadre des marchés publics. Cela changera au 01.01.2025 avec l'introduction de l'obligation de facturation électronique pour toutes les entreprises allemandes dans le domaine B2B. Cette décision est régie par la loi sur les opportunités de croissance adoptée par le Bundestag le 17.11.2023. Concrètement, cela signifie que toutes les entreprises établies en Allemagne sont tenues de pouvoir recevoir et traiter les factures entre elles par voie électronique.

Mais qu'est-ce qu'une eFacture exactement, quels sont les avantages des eFactures et de quoi a-t-on besoin pour les traiter dans le système SAP existant ? Nous vous informons sur le sujet et répondons à toutes les questions pertinentes qu'il convient de clarifier.

Pourquoi le traitement des factures électroniques devient-il obligatoire ?

L'obligation de traiter les factures par voie électronique à l'avenir est à la base des mesures VIDA qui doivent être mises en œuvre dans toute l'UE. VIDA signifie "VAT in the Digital Age" et désigne une initiative de la Commission européenne qui vise à moderniser le système de la TVA. L'objectif est de rendre le commerce au sein de l'UE plus transparent et plus sûr contre la fraude. L'utilisation de la numérisation et l'uniformisation du format des factures augmentent la traçabilité et la sécurité. C'est pourquoi les factures électroniques doivent devenir la principale méthode de facturation.  

À qui s'applique l'obligation de facturation électronique ?

Comme nous l'avons mentionné au début, l'obligation de facturation électronique n'existait jusqu'à présent que pour les pouvoirs adjudicateurs. La directive européenne (2014/55/UE) oblige toutes les autorités de l'administration fédérale, les organes constitutionnels de l'État fédéral, les Länder et les communes à pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques. Cette réglementation a désormais été adoptée pour toutes les entreprises allemandes du secteur B2B. Le critère déterminant est le siège des entreprises qui participent au chiffre d'affaires. L'obligation de facturation électronique s'applique dès que le siège de l'entreprise, un bureau ou la direction est établi en Allemagne. Le domicile ou la résidence habituelle en Allemagne oblige également à l'e-facture (article 14, paragraphe 2, phrase 3 du projet de loi sur la TVA).

Il existe des exceptions, par exemple pour les petits montants (§ 33 UStDV). Les factures d'une valeur inférieure à 250€ ne sont pas soumises à l'obligation de facturation électronique et peuvent continuer à être transmises sous forme papier, PDF, etc.

Existe-t-il un plan par étapes pour la mise en œuvre dans les délais ?

Tout d'abord, l'obligation porte sur la réception de factures électroniques. En d'autres termes, à partir du 1er janvier 2025, toutes les entreprises devront garantir la possibilité de recevoir des factures électroniques. Pour celles qui traitent déjà leurs factures de manière numérique ou qui utilisent un système ERP tel que SAP, cela peut être réalisé rapidement et à moindre coût. Plus d'informations à ce sujet dans la suite du texte.

A partir de 2028, l'obligation d'utiliser des factures électroniques s'appliquera également à l'envoi. Comme ce changement implique davantage de travail et de ressources, le plan par étapes suivant est actuellement disponible pour la mise en œuvre de l'obligation de facturation électronique :

A partir du 01.01.2025: les factures électroniques doivent pouvoir être reçues.

Jusqu'à fin 2026: Les factures papier, les PDF ou les factures qui ne sont pas conformes au format eRechnngs peuvent continuer à être transmises. Cela s'applique aux opérations effectuées en 2025 et 2026 et nécessite l'accord du destinataire de la facture. 

Jusqu'à fin 2027 : les factures papier et les factures non conformes au format électronique peuvent continuer à être transmises pour les chiffres d'affaires réalisés en 2027. Une condition supplémentaire est alors que le chiffre d'affaires de l'année précédente de l'émetteur de factures ne dépasse pas 800.000 €.

À partir de 2028: L'obligation de facturation électronique et toutes les exigences qui y sont liées doivent être impérativement respectées.

Qu'est-ce qu'une eFacture ?

Toute facture numérique n'est pas forcément une eFacture. Un PDF qui arrive dans l'entreprise par exemple par E-mail n'en fait pas partie. Cela s'explique par le fait qu'un PDF n'est qu'une facture numérique représentée sous forme d'image et ne permet pas un traitement électronique direct.

Une eFacture, en revanche, contient toujours un ensemble de données structuré, nécessaire au traitement numérique des factures sans rupture de média. Le format classique pour cela est un XML et se présente par exemple comme suit :

Une facture transmise au format XML est une facture dite X. En outre, il existe également des factures ZUGFeRD qui contiennent à la fois l'image de la facture, par exemple au format PDF, et les données structurées de la facture au format XML.

Une autre possibilité de traiter les factures par voie électronique est l'EDI. EDI signifie "Electronic Data Interchange" et, comme son nom l'indique, il s'agit d'un échange électronique de documents entre partenaires commerciaux. Dans notre contexte, il s'agirait de l'échange électronique de factures entre deux systèmes SAP.

Important: lors de l'échange électronique de factures via EDI, certains facteurs doivent être réunis pour que cette procédure soit autorisée. Pour la TVA, certaines informations sont nécessaires et doivent être extraites correctement et complètement du format utilisé. Le résultat doit être conforme ou compatible avec la norme CEN EN 16931. Notre produit maxflow® interface EDI remplit toutes les conditions requises et est donc parfaitement adapté à la procédure EDI entre systèmes SAP.

En résumé, la facture X, le format ZUGFeRD et une transmission via EDI répondent aux exigences de l'obligation de facturation électronique.

Quels sont les avantages des factures électroniques pour les entreprises ?

La numérisation a pris de l'ampleur ces dernières années et montre ses progrès notamment dans le traitement des documents. L'objectif est de rendre les processus de travail plus efficaces, de minimiser les temps de traitement, de créer de la transparence et de remplacer les processus basés sur le papier dans une optique de durabilité. En revanche, le succès est immense et des produits comme notre flux de facturation maxflow® invoice management ont précisé et optimisé le traitement numérique des factures sur de nombreux points.  

Alors que les données des factures papier et des factures PDF doivent être lues à l'aide d'une lecture de documents (OCR), les enregistrements structurés peuvent être directement traités. Même si le taux de reconnaissance de l'OCR est désormais très élevé, les factures électroniques fournissent la meilleure précision. Les erreurs sont réduites grâce au traitement automatisé et sans rupture de média, ce qui permet d'obtenir des données de meilleure qualité. De plus, les interventions manuelles dans le processus sont considérablement réduites.  

Dans la pratique, cela signifie que si, à l'avenir, toutes les entreprises allemandes traitent les factures entre elles au format e-facture, une énorme efficacité des étapes de travail et donc une nette économie de coûts s'ensuivront. D'ailleurs, l'utilisation des factures électroniques est nettement plus avancée dans les autres pays européens qu'en Allemagne. Il en résulte un autre avantage, car le traitement de factures souvent compliquées ou différentes de la conformité allemande, est considérablement amélioré.  

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Le plan progressif actuel laisse encore suffisamment de temps pour l'envoi de factures électroniques. Ce qui doit être mis en œuvre en premier lieu, c'est la réception, car celle-ci doit être réalisée de manière obligatoire l'année prochaine.

Nos produits maxflow® couvrent tout ce qui est nécessaire pour un traitement numérique sans faille des factures entrantes dans SAP. Pour plus d'informations sur notre portefeuille de produits, cliquez sur le lien suivant : Solutions de workflow flexibles pour SAP

Pour le traitement des eFactures, nous proposons nos solutions maxflow® interface eFacture et maxflow® interface EDI. Les données structurées des eFactures sont reçues directement par notre interface SAP maxflow® interface et un document SAP est généré à partir de ces données. Nos produits sont intégrés dans SAP, certifiés et conformes à toutes les exigences de l'obligation de facturation électronique. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller sur votre stratégie de réalisation individuelle sur la voie d'un traitement numérique, sûr et transparent des factures. Convenez d'un entretien de conseil gratuit via le formulaire de contact : Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller ! - Contact Beck IT

Indications des sources :
La facture électronique devient obligatoire : aperçu de l'e-facture | Fiscalité | Haufe
A partir de 2025 : l'e-facture devient obligatoire (handwerksblatt.de)

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