Die elektronische Rechnungspflicht kommt: Verarbeitung von eRechnungen im SAP-System

Bisher galt eine Verpflichtung zur Verwendung von elektronischen Rechnungen (eRechnungen) nur im Rahmen öffentlicher Aufträge. Dies ändert sich zum 01.01.2025 durch die Einführung der sogenannten eRechnungspflicht für alle Deutschen Unternehmen im B2B Bereich. Dieser Entschluss ist im Wachstumschancengesetz geregelt, das der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedet hat. Konkret bedeutet dies, dass alle in Deutschland ansässigen Unternehmen dazu verpflichtet sind, Rechnungen untereinander auf elektronischem Weg empfangen und verarbeiten zu können.

Doch was genau ist eine eRechnung, welche Vorteile bieten eRechnungen und was wird benötigt um diese im vorhandenen SAP-System zu verarbeiten? Wir informieren Sie zum Thema und beantworten alle relevanten Fragen, die es nun zu klären bedarf.

Wieso wird die Verarbeitung von eRechnungen Pflicht?

Die Vorschrift, Rechnungen in Zukunft elektronisch zu verarbeiten, liegt den VIDA-Maßnahmen zu Grunde, die EU-weit umgesetzt werden sollen. VIDA steht für „VAT in the Digital Age“ und bezeichnet eine Initiative der europäischen Kommission, die eine Modernisierung des Mehrwertsteuersystems anstrebt. Ziel ist es, den Handel innerhalb der EU transparenter und sicherer gegen Betrug zu gestalten. Durch den Einsatz von Digitalisierung und einer Vereinheitlichung des Rechnungsformat erhöht sich die Nachvollziehbarkeit und die Sicherheit. Aus diesem Grund sollen elektronische Rechnungen die führende Methode zur Rechnungsstellung werden.  

Für wen gilt die eRechnungspflicht?

Wie eingangs erwähnt bestand die eRechungspflicht bisher nur für öffentliche Auftraggeber. Die EU-Richtline (2014/55/EU) verpflichtet alle Behörden der Bundesverwaltung, Verfassungsorgane des Bundes, Bundesländer und Kommunen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese Regelung wurde nun für alle deutschen Unternehmen im B2B Bereich beschlossen. Maßgebend hierfür ist der Sitz der Unternehmen, die am Umsatz beteiligt sind. Die eRechnungspflicht gilt, sobald der Firmensitz, eine Geschäftsstelle oder die Geschäftsleitung in Deutschland ansässig ist. Auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt in Deutschland verpflichtet zur eRechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E).

Ausnahmen gibt es z.B. bei Kleinbeträgen (§ 33 UStDV). Rechnungen, die unter einem Wert von 250€ liegen, entfallen der eRechnungspflicht und dürfen weiterhin in Papierform, PDF etc. übermittelt werden.

Gibt es für die Umsetzung einen fristgerechten Stufenplan?

Zunächst bezieht sich die Pflicht auf den Empfang von eRechnungen. Sprich ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen gewährleisten, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für diejenigen, die bereits ihre Rechnungen digital verarbeiten, oder ein ERP-System wie SAP im Einsatz haben, ist dies schnell und kosteneffizient realisierbar. Hierzu mehr im weiteren Textverlauf.

Ab 2028 gilt die Pflicht zur Verwendung von eRechnungen auch für den Versand. Da diese Umstellung mehr Aufwand mit sich zieht und Ressourcen erfordert, liegt aktuell folgender Stufenplan für die Umsetzung der eRechnungspflicht vor:

Ab 01.01.2025: Elektronische Rechnungen müssen empfangen werden können.

Bis Ende 2026: Papierrechnungen, PDFs bzw. Rechnungen, die nicht dem eRechnngsformat entsprechen, dürfen weiterhin übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze die in 2025 und 2026 ausgeführt wurden und bedarf der Zustimmung des Rechnungsempfängers. 

Bis Ende 2027: Auch für Umsätze, die in 2027 ausgeführt wurden, dürfen Papierrechnungen und Rechnungen, die nicht dem eRechnungsformat entsprechen weiterhin übermittelt werden. Eine zusätzliche Voraussetzung ist dann, dass der Vorjahresumsatz des Rechnungsaustellers eine Höhe von 800.000 € nicht überschreitet.

Ab 2028: Die eRechnungspflicht und alle damit verbundenen Anforderungen müssen zwingend eingehalten werden.

Was ist eine eRechnung?

Nicht jede digitale Rechnung ist gleichzeitig eine eRechnung. Ein PDF, das z.B. per E-Mail im Unternehmen eingeht, zählt nicht dazu. Dies hat den Hintergrund, da eine PDF lediglich eine digitale, bildhaft dargestellte Rechnung ist und keine direkte elektronische Weiterbearbeitung ermöglicht.

Eine eRechnung hingegen enthält immer einen strukturierten Datensatz, der zur medienbruchfreien und digitalen Rechnungsverarbeitung benötigt wird. Das klassische Format hierfür ist ein XML und sieht z.B. so aus:

Eine Rechnung, die im XML-Format übermittelt wird, ist eine sogenannte X-Rechnung. Zudem gibt es auch ZUGFeRD-Rechnungen, die sowohl das Rechnungsbild z.B. in PDF-Format, als auch die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format beinhalten.

Eine weitere Möglichkeit Rechnungen elektronisch zu verarbeiten ist über EDI. EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und wie der Name schon sagt geht es hierbei um einen elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Geschäftspartnern. In unserem Kontext wäre dies, der elektronische Rechnungsaustausch zwischen zwei SAP-Systemen.

Wichtig: Beim elektronischen Rechnungsaustausch via EDI müssen bestimmte Faktoren gegeben sein, damit dieses Verfahren zulässig ist. Für die Umsatzsteuer sind gewisse Informationen erforderlich, die aus dem verwendeten Format korrekt und vollständig extrahiert werden müssen. Das Resultat muss mit der CEN-Norm EN 16931 übereinstimmen oder kompatibel sein. Unser Produkt maxflow® interface EDI erfüllt alle erforderlichen Voraussetzungen und ist somit ideal für das EDI-Verfahren zwischen SAP-Systemen geeignet.

Zusammenfassend erfüllen die X-Rechnung, das ZUGFeRD-Format und eine Übermittlung via EDI, die Vorgaben der eRechnungspflicht.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen für Unternehmen?

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren an Fahrt aufgenommen und zeigt seinen Fortschritt besonders in der Dokumentenverarbeitung. Ziel ist es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Bearbeitungszeiten zu minimieren, Transparenz zu schaffen und im Sinne der Nachhaltigkeit papierbasierte Prozesse zu ersetzen. Der Erfolg dem hingegen ist immens und Produkte wie unser Rechnungsworkflow maxflow® invoice management haben die digitale Rechnungsverarbeitung in zahlreichen Punkt präzisiert und optimiert.  

Während die Daten von Papierrechnungen und PDF-Rechnungen mit Hilfe einer Beleglesung (OCR) ausgelesen werden müssen, können strukturierte Datensätze direkt weiterverarbeitet werden. Auch wenn die Erkennungsquote der OCR mittlerweile sehr hoch ist, liefern eRechnungen die höchste Treffsicherheit. Fehler werden durch die medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung reduziert, wodurch wiederum die Daten eine bessere Qualität aufweisen. Zudem werden manuelle Eingriffe im Prozess enorm minimiert.  

In der Praxis bedeutet dies, dass wenn künftig alle deutschen Unternehmen Rechnungen untereinander im eRechnungsformat verarbeiten, sich eine enorme Effizienz der Arbeitsschritte und somit eine deutliche Kostenersparnis einstellt. Im Übrigen ist im europäischen Ausland der Einsatz von eRechnungen deutlich weiter vorangeschritten als in Deutschland. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil, denn die Verarbeitung von oftmals komplizierten oder der deutschen Konform abweichenden Rechnungen, wird erheblich verbessert.  

Beck IT: Spezialisten für digitale Rechnungsverarbeitung in SAP mit maxflow®

Für den Versand von eRechnungen besteht durch den vorliegenden Stufenplan noch ausreichend Zeit. Was es zunächst umzusetzen gilt ist jedoch der Empfang, denn dieser muss im kommenden Jahr verpflichtend realisiert werden.

Unsere maxflow® Produkte decken alles ab, was für eine reibungslose, digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP notwendig ist. Weitere Informationen zu unserem Produktportfolio erhalten Sie unter folgendem Link: Flexible Workflow-Lösungen für SAP

Zur Verarbeitung von eRechnungen bieten wir unsere Lösungen maxflow® interface eRechnung und maxflow® interface EDI. Die strukturierten Daten aus den eRechnungen werden direkt von unserer SAP-Schnittstelle maxflow® interface empfangen und daraus ein SAP-Beleg erzeugt. Unsere Produkte sind SAP-integriert, zertifiziert und gehen mit allen Anforderungen der eRechnungspflicht konform. Gerne beraten wir Sie zu Ihrer individuellen Realisierungsstrategie auf dem Weg in eine digitale, sichere und transparente Rechnungsverarbeitung. Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch über das Kontaktformular: Wir beraten Sie gerne! – Kontakt Beck IT

Quellenangaben:
Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick | Steuern | Haufe
Ab 2025: Die E-Rechnung wird Pflicht (handwerksblatt.de)

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