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maxflow interface EDI

Das Add-on zur effizienten Verarbeitung von Rechnungsdokumenten im EDI Format

Es ergibt sich ein enormes Potential für Kosteneinsparungen durch den Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung. Bei hohem Datenvolumen hat sich hier das EDI-Verfahren in der Wirtschaft fest etabliert. EDI ist dann der richtige Weg, wenn in regelmäßigen Geschäftsbeziehungen Massendaten ausgetauscht werden sollen. Voraussetzung sind in der Regel entsprechende bilaterale Absprachen.

Vorteile

  • Die elektronische Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung beschleunigt den Freigabeprozess, erleichtert die Einhaltung von Skontofristen und verhindert Dokumentenverlust
  • Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert den Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit
  • Die automatische Übernahme von Daten in das Finanzbuchhaltungs- und Zahlungssystem vermeidet Fehleingaben beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit
  • Die vollautomatische, fehlerfreie geordnete Ablage von Eingangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopien für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen.

Effizienten Verarbeitung von Rechnungsdokumenten die per EDI eingehen

maxflow Interface EDI Diagramm Das Einrichten eines EDI Verfahrens ist relativ aufwendig und stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Neben den notwendigen Absprachen mit Lieferanten muss die nahtlose Weiterverarbeitung der eingehenden EDI-Daten gewährleistet werden.

Zu bewältigende Aufgaben sind u.a. das Integrieren von EDI-Verfahren in bestehende Rechnungsprüfungs- und Freigabeszenarien, das automatisierte Überführen von EDI-Daten in einen SAP-Beleg, oder auch das revisionssichere Archivieren von EDI-Rechnungen.

Das mit der Nutzung von EDI verbundene Kosteneinsparungspotenzial kann nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn alle Herausforderungen durch eine umfassende Lösung abgebildet sind und damit alle Rechnungen ohne Medienbruch automatisch verarbeitet werden können.

Interne Verechnung

maxflow Interface EDI Mit Hilfe von maxflow® interface EDI kann auch der Prozess der internen Verrechnung (intercompany billing) abgebildet werden.

Mit der internen Verrechnung können Sie Rechnungen für die Fakturierung zwischen Einheiten innerhalb eines Unternehmens erstellen. Eine interne Verrechnung (IV) ist dann erforderlich, wenn die Einheit, die einen Auftrag erhält, den Auftrag nicht selbst beliefert, sondern die Lieferung von einer anderen Einheit übernommen wird, die demselben Unternehmen, aber einem anderen Buchungskreis angehört.

Im Senderbuchungskreis werden die relevanten Fakturen per EDI an den Empfängerbuchungskreis übermittelt. Dort werden die Daten in maxflow® interface EDI empfangen und eine entsprechende Eingangsrechnung erstellt. Diese Eingangsrechnung wird mit dem Rechnungsbild der Ausgangsrechnung (Faktura als PDF) verknüpft. Ob eine Faktura im automatisierten Prozess verarbeitet wird, d.h. an einen anderen Buchungskreis als Eingangsrechnung übertragen wird, kann anhand beliebiger Kriterien per Customizing eingestellt werden.

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