Workflow-Lösung in SAP oder außerhalb?

Haben Sie die Aufgabe bekommen eine neue Workflow-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, die Ihren unternehmensspezifischen Prozessabläufen sowie den individuellen Anforderungen standhalten soll? In diesem Fall würden Sie als Projektleiter alle Kriterien von den einzelnen Fachbereichen (z.B. Einkauf, IT, Buchhaltung, etc.) einsammeln, die die neue Software erfüllen sollte, um die aktuellen „Pains“ und Hürden zu bewältigen. Auf eine knackige Analyse der IST-Situation folgt eine ausführliche Planung des Lösungskonzeptes, der Vorgehensweise sowie der generellen Rahmenbedingungen.  

Bei der Projektplanung und der Erarbeitung der Details standen Sie bestimmt bereits vor der Frage, ob es sinnvoller ist, eine vorangestellte Software mit externer Kommunikation zum System oder eine vollumfänglich integrierte Lösung einzusetzen. Genau dieselbe Frage haben wir uns bei der Konzeption unserer Produkte auch gestellt und haben dabei sorgfältig die Vor- und Nachteile abgewägt. Dabei sind wir zum Entschluss gekommen, dass Unternehmen, die bereits ein SAP-System im Einsatz haben, auch effizienter mit einer SAP integrierten Workflow-Lösung arbeiten.

Doch welche Argumente sprechen nun dafür? Nachfolgend wollen wir Ihnen die wichtigsten Kriterien auflisten, die sich bei unserer Analyse herausgestellt haben:

• Es ist keine zusätzliche Hardware notwendig.
• Daten aus dem SAP-System stehen in Echtzeit zur Verfügung.
• Durch das SAP Look & Feel befinden sich die Benutzer in Ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
• Dadurch ist eine schnelle Einführung sowie ein geringer Schulungsaufwand gewährleistet.
• Non SAP-User können durch Weboberflächen am Prozess teilnehmen.
• Weniger Aufwand für Sicherheitsmechanismen, Berechtigungen und Userpflege.
• Ein umfangreiches Produkt-Customizing analog zum SAP-Standardcustomizing ist möglich.
• SAP-Zertifizierungen regeln die technische Umsetzung und stellen die Kompatibilität sicher.
• Keine Schnittstellenproblematik zwischen der Lösung und dem SAP-System.
• Investitions- und Zukunftssicherheit durch Weiterentwicklung und Anpassung an die SAP-Releases.

Selbstverständlich hat auch eine Software-Lösung, die einem SAP-System vorangestellt ist, ihre Vorteile. Unserer Erfahrung nach gibt es hier aber kein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal, dass gegenüber der integrierten Lösung besonders hervorsticht. Und falls Sie sich als Firma doch für eine externe Systemlösung entschieden haben, wollen wir Ihnen noch einige Punkte an die Hand geben, die Sie bei der Anbieterwahl beachten sollten:

• Ist der Anbieter auf ein bestimmtes ERP-System spezialisiert? Ist Expertenwissen für SAP vorhanden?
• Brauche ich eigene Hardware oder wird diese vom Anbieter zur Verfügung gestellt?
• Wo liegen die Grenzen der vorgelagerten Software?
• Wird das Produkt vom Anbieter regelmäßig weiterentwickelt?
• Wie findet die Kommunikation mit SAP und anderen ERP-Systemen statt?
• Entfallen SAP-User Lizenzen oder findet eine indirekte Nutzung statt?
• Ist eine gewisse IT-Sicherheit gegeben?
• Kann der Anbieter Zertifizierungen vorweisen?

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