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maxflow® invoice management G/L

Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist ein wichtiger Prozess innerhalb des Unternehmens, um schwerwiegende finanzielle Verluste zu vermeiden. Aus diesem Grund setzen viele Kunden auf die bewährte Rechnungseingangsprüfung maxflow® invoice management. Neben Eingangsrechnungen existieren noch weitere Verbuchungsmöglichkeiten, denen jedoch häufig wenig Beachtung geschenkt wird. Eine dieser Verbuchungsmöglichkeiten ist die Sachkontenbuchung. Auch hier werden teils große Geldbeträge transferiert, ohne weitere Prüfung und Freigabe, wodurch ein gewisses finanzielles Risiko besteht. Solche Buchungen sollten niemals ungeprüft durchgeführt werden!

Um diesem Problem vorzubeugen, stellt die Beck IT GmbH ein Add-On für die Rechnungseingangslösung maxflow® invoice management zur Verfügung, um die spezielle Bearbeitung von Sachkontenbelegen (G/L account documents) zu ermöglichen. Mit maxflow® invoice management G/L können sie auch Sachkontenbelege in einem Workflow gestützten Prozess effizient verarbeiten und behalten auch diese Buchungen jederzeit im Blick.

Ihr Nutzen

AddOn mit allen Vorzügen

maxflow® invoice management G/L wird als eigenständiges Modul ausgeliefert, setzt aber eine bestehende maxflow® invoice management Installation voraus. Dadurch können alle Vorzüge von maxflow® invoice management auch für Sachkontenbelege voll genutzt werden.

Geschäftsvorfall und Originalbeleg

Bereits bei der Erfassung des Sachkontobelegs kann direkt der zugrundeliegende Geschäftsvorfall angegeben werden, welcher auch im automatisch generierten Originalbeleg abgedruckt wird und somit während des kompletten Prozesses ersichtlich ist. Der Originalbeleg zeigt außerdem übersichtlich die wichtigsten Daten der Buchung und wird im Archiv abgelegt.

Zudem können unmittelbar bei der Erfassung des Sachkontenbelegs unkompliziert und schnell weitere Anlagen mit dem Prozess verknüpft werden.

Optimierter Verarbeitungsprozess

Für Sachkontenbelege kann in maxflow® invoice management G/L ein eigenständiger und von Eingangsrechnungen unabhängiger Freigabeprozess definiert werden. Die Anzahl der Freigabestufen sowie die zuständigen Bearbeiter können flexibel gesteuert werden um den Prozess exakt an Ihre Erfordernisse anzupassen.

Eigenständige Auswertungen

maxflow invoice management G/L monitor maxflow® invoice management G/L bietet einen eigenen Monitor zur einfachen und effizienten Bearbeitung von Sachkontenbelegen. Der Aufbau und die Funktionen orientieren sich dabei an den existierenden Analysen von maxflow® invoice management, wodurch eine sehr kurze Eingewöhnungszeit gewährleistet ist.
Zusätzlich dazu erscheinen die Sachkontenbelege auch in der Standardauswertung von maxflow® invoice management und können dort ebenfalls problemlos bearbeitet werden.

Risikominimierung und Kostenersparnis

Wie oben bereits beschrieben, werden bei Sachkontenbelegen teils große Geldmengen zwischen zwei verschiedenen Buchungskreisen verbucht. Eine zusätzliche Prüfung dieses Prozesses führt dazu, dass mögliche Falschbuchungen bereits früh erkannt und vermieden werden. Ohne diese Prüfung ist meist ein hoher Aufwand nötig, um die erfolgte Buchung zu ermitteln und rückgängig zu machen. Dies ist in jedem Fall mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, welcher finanzielle Einbußen nach sich zieht.

Hohe Qualität aus einer Hand

Das Sachkonten Add-On maxflow® invoice management G/L bietet die gewohnt hohe Qualität aller Produkte der Firma Beck IT GmbH. Bei bereits erfolgreichem Einsatz unseres Rechnungsverarbeitungs-Workflows bindet sich die Erweiterung nahtlos in den bestehenden Prozess ein. Sollten von ihrer Seite doch einmal Wünsche offen sein, profitieren Sie von unserem qualifizierten Support aus erster Hand, ohne mit verschiedenen Anbietern kommunizieren zu müssen.

Die Verarbeitung der Sachkontenbelege erfolgt analog zur Rechnungsfreigabe und es können alle bekannten Bearbeitungsschritte und Funktionen wie die Vertreterpflege oder die Web-Freigabe verwendet werden. Den Mitarbeitern müssen deshalb keine neuen Prozessabläufe erläutert werden, es sind also keine zusätzlichen Schulungen nötig.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Sichere Verarbeitung von Sachkontenbuchungen mit Prüfung und Freigabe
  • Flexible und detaillierte Prozesssteuerung
  • Automatische Erzeugung des Originalbelegs mit Beschreibung des Geschäftsvorfalls
  • Eigenständige Analyse zur gezielten Bearbeitung von Sachkontenbelegen
  • Einfache und schnelle Integration in den bestehenden maxflow® invoice management Prozess
  • Verwendung aller bekannten Funktionen aus maxflow® invoice management
  • Geringer Einführungs- und Schulungsaufwand
  • Anpassungsmöglichkeiten an individuelle Anforderungen über User-Exits
  • Stetige Weiterentwicklung und Bereitstellung von Korrekturen

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